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对乡镇计划生育服务中心档案管理信息化建设

摘要:乡镇计划生育服务中心档案管理信息化建设是做好计划生育工作档案管理信息化的基础.当时目前我国乡镇计划生育服务中心档案管理工作还存在许多问题,本文简单分析了这些问题,并针对性地提出一些建议以供参考.

关键词:乡镇计划生育服务中心档案管理信息化建设

一、乡镇计划生育服务中心档案管理现状

乡镇计划生育服务中心信息化建设已经在起步.很多乡镇计划服务中心已经配备了计算机等硬件措施,有专门的人员进行档案管理工作,纸质档案的录入也在进行之中.但是随着经济社会发展,大范围的人口流动给档案工作带来了不少困难.同时档案管理人员的流动性较大,专业素质相对较低.纸质档案的保管不善造成了档案遗失和损毁情况也普遍存在,加上纸质档案的不完善许多信息需要进一步录入.因此,乡镇计划生育服务中心的档案信息化建设仍然困难重重.

二、乡镇计划生育服务中心档案管理信息化建设的必要性和意义

（1）乡镇计划生育服务中心档案管理信息化建设具有其必要性.首先,由于计划生育工作的信息量大,使用纸质档案需要很大空间来保存档案.纸质的保管环境要求高,温度、湿度、防火系统等都需要成本来维持,保管费用高.其次,档案工作人员的素质问题和频繁流动给档案保管工作带来了很大困难.最后,各乡镇计划生育中心的档案规格不同,查阅十分不便.

（2）乡镇计划生育服务中心档案管理信息化建设具有现实意义,可以很好的解决纸质档案的保存和查阅等问题.首先,档案管理信息化建设可以实现乡镇计划生育档案的电子化,保存方便简单,成本低.其次,电子信息的录入和保存相对简单,工作人员的工作量相对轻松.同时由于信息录入范式已经确定,档案工作人员的流动对档案管理工作的影响较小.最后,档案管理信息化建设要求统一的档案规格,信息分类保存,查阅方便.

三、乡镇计划生育服务中心档案管理信息化建设中存在的问题

第一,处于起步阶段.

现阶段乡镇计划生育服务中心的档案管理主要还是人工管理.这种管理模式一方面工作量大,随着我国人口数量的增加,人口流动频繁,国家的各项惠农政策的实施,乡村计划生育服务中心的档案管理通过人工填写和分类工作量大.另一方面,在面对繁杂的档案信息时,人工筛选极易出错,这直接导致了档案信息的真实性和准确性降低.而各地纸质档案的电子化进展慢,信息化建设尚处于起步阶段.

第二,硬件要求高.

乡镇计划生育服务中心档案信息化建设要求统一的计算机等设备的配备.一方面是统一的计算机等录入和储存设备的配备,档案管理要具有较高保密性的电脑.另一方面是计划生育服务中心之间的局域网建设,信息化建设的一项重要意义就是查阅方便,在当前人口流动频繁的背景下,只有在保证安全性的基础上尽量提高信息的共享程度,才能提高信息查阅速度.

第三,对人员素质要求较高.

首先,要求管理人员具备操作电脑的能力,能够操作电脑才能将录入电子档案.其次,要求档案管理人员熟练掌握相关的软件和系统操作.最后,档案管理人员还要学习统一的信息录入标准和录入规则、信息管理的保密规则、信息介质的保管规定、信息系统的登入登出要求等.

四、推进乡镇计划生育服务中心档案管理信息化的相关对策

(一)计划生育服务中心档案管理信息化制度的完善

档案信息化管理与纸质档案的管理存在很大不同,应该对现有的管理制度进行更新完善.其中最主要的完善以下内容：一是统一规格的制定和下发.应当制度统一的信息录入格式和信息采集模式,并一以贯之地实施.二是信息保密制度的完善.档案信息化带来档案信息的易存储和已复制,文件安全面临更大的威胁.应当制定严格的文件管理制度,严禁信息存储介质的外带和外用,区别使用档案信息存储计算机和一般工作用计算机.三是人员管理制度的完善.档案管理人员的流动无法避免,但是应当在上岗之前进行技能培训和签订相关的保密协议.档案管理人员的交接制度也应当加以完善.

(二)配备档案信息化管理的设施

要实现乡镇计划生育服务中心档案信息化,首先要配备相关的硬软件设施.一方面是硬件设施,要配备满足档案信息化的计算机和存储设备.另一方面是软件设备,档案信息管理软件系统的构建和局域网的构建是实现档案信息化的基本要件.

(三)档案信息化人才培养

人才是一切工作开展和推进的决定性因素.要推进乡镇计划生育服务中心档案管理信息化,关键是人才的培养.一是对于档案管理信息化的意识培养,要树立信息化管理的理念.二是对档案管理制度的宣传教育,要让每一位工作者能够熟悉章程和规范,严格遵守档案信息处理及保密规定.三是要进行相关的技能培训,电脑操作和软件使用等是进行档案信息化管理的基本技能,要对每一位档案管理工作者进行相关培训.

参考文献：

［1］魏晓英.探析信息技术在计划生育档案管理中的应用［J］.兰台世界,2014(S2):33.

［2］侯玉香.试述计划生育档案管理信息化的建设［J］.科技信息,2013(19):492.

作者简介：王二丽（1984－）,女,河南商水人,袁老乡人民政府,助理档案员,研究方向：档案管理；王坤仑（1985－）,男,河南商水人,学士学位,袁老乡一中,研究方向：档案管理.

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