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医院档案信息数据库的建设和管理
文/福建医科大学附属第一医院 林桦
【摘 要】本文通过分析我院当前现状和存在问题,找出解决问题的方法和对策,加快了档案管理工作各个环节的自动化系统建设,使医院档案管理系统实现现代化,更好地服务于新时期档案管理工作.
【关键词】医院；档案；信息数据库
医院档案是医院管理工作中的凭据,是各项医疗活动中所产生的数据总称,包括医院各部门的物流、财流、人流等各种数据信息.随着信息时代的来临,迫切要求医院加快档案信息自动化系统建设,从而提高医院整体工作效率,降低人力物力成本.
一、 当前医院档案管理的现状
（一）档案管理制度不健全,管理范围不明确.当前我院档案管理尚没有一整套科学统一的管理制度,各部门各科室档案管理较为随意,缺乏及时归档的自觉性,认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性,造成档案收集率和利用率不高.
（二） 档案管理人员业务素质不一.档案管理人员往往被认为不同于临床医技科室,需要具备专业医疗知识,因而往往是由非管理专业人员组成.随着现代管理理念和档案信息化的发展,对人员素质要求也随之提高,且当下对档案管理人员的继续教育和进修学习等重视度不足,使档案管理人员的管理思路和管理水平停滞不前.
（三）档案管理的硬件投入不足.部分科室档案管理场所狭小、设备陈旧等也制约了档案管理的发展,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在本院医疗活动中得到广泛应用,而一些档案管理确还停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集、利用和管理.
二、信息化档案数据库的优点
（一）档案查询的准确率得到提高.传统档案管理常存在各科室分散管理,档号或标题不规范甚至没有案卷标题,或者部分案卷缺少卷内目录等等问题.数据库建设后对医院所有档案集中在一个平台统一管理,建立规范的、科学的档案工作制度,对档案的编排效率、检索速度和查准率都有明显提升,可支持关键词的模糊查询,并能在检索结果中直接查看各标题对应的内容概要,方便日常档案查询工作.
（二）方便档案的日常管理和维护.档案注重原始稿件和原始资料,随着档案的利用次数增多其破损速度也在加快.档案数据库将档案的原本进行数字化保存,便于借阅和利用,也方便文档的复制、保存、打印,解决了档案保存与利用之间的矛盾.
（三）提高档案管理人员业务素质.档案管理人员素质直接影响档案管理水平,借助档案信息化建设的契机,同步提高档案管理人员的业务素质：一是引进专业技术人员,不断调整网络管理人员的结构,同时通过专业培训,掌握现代化的网络技术和知识.二是深入临床和医技科室一线调查医疗、教学和科研对档案工作的要求,不断探索和总结档案管理技术的优劣,推动档案管理水平的提高.
（四） 便于建立网络管理模式.档案信息数据库完善后,由一名副院长直接分管,形成一个以分管院长全面领导,科主任负责,各科室专职档案管理员为核心的档案网络管理模式.实现档案管理的统一领导、统一制度、统一操作,发挥档案网络整体性优势,实现档案管理的自动化、现代化.
三、档案信息数据库建设中的若干问题
（一）对档案信息数据库的认识问题.档案数据库是档案信息资源建设的主流组织形式.它是以档案的本体管理为基础,兼顾数据库设计和应用发展的需要,将传统的档案实体信息、管理信息按照特定数据模型进行组织的数据集合.传统的纸质环境下各类档案资源的保存和利用不满足于现代化医院的发展要求,数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳模式,它将整个档案管理领域看成是一系列信息单元的组合,并将信息单元组成具有一定结构的整体.通过网络在线实现对各种档案数据的整合查询、编辑修改、上传下载等功能,简化档案管理流程.
（二）对档案信息数据库的设计要求.档案信息数据库最终目的是可以更好地提高档案管理的服务质量和工作效率,因此需要具备以下几个设计要求.首先是可操作性,打开信息数据库查询界面时方便找到查询窗口,根据医院各科室不同查询要求设置多条查询路径,比如可以选择不同科室,不同日期,不同人员所保存的文档进行搜索.其次是可维护性,信息档案数据库的升级、数据条目的更新便于操作,可根据医院各科室的管理需求变化更新数据库系统.第三个要求是安全性,信息数据库端口不可与外界相连,对密级不同档案资料应当分别建立相应密级的数据库,设置不同级别人员的登录权限和可查询范围,同时设置防火墙和安装防病毒软件维护系统的安全性.
（三）对数据库管理人员的要求.医院信息数据库的建设离不开人才建设,虽然档案信息化、现代化带来便利,但容易受外界各种因素比如机房停电、系统升级障碍、终端计算机硬件损坏等等影响,进而影响整个医院档案的正常管理运营.这就要求数据库管理人员具备专业计算机理论知识和丰富的基础数据设计经验,具备维护设备正常运营,并抵御病毒攻击、抵御攻击等能力.
四、小结
研究设计适合本院自身需要的个体化、特色化信息数据库是一项复杂系统工程,是一个需要多部门协作,多专业配合,运用多学科知识不断完善的过程,要求上至医院领导、下至后勤保障部门定期总结和分析存在的问题,探讨和寻求解决途径,为建设更加完善的现代化信息数据库共同努力.
医院档案论文范文结:
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