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高等学校固定资产管理：问题和分析
吴虹 李维军 敬芸仪 四川农业大学审计处
摘 要：本文结合高校固定资产审计相关情况,对目前固定资产管理方面存在的问题及其原因进行了分析,并提出了相应改进措施和建议.分析结果表明,目前高校固定资产管理主要存在管理不到位、采购决策有待进一步改进、固定资产使用效率有待进一步提高、信息化管理建设滞后等问题.因此,高校应进一步提高认识,增加固定资产管理投入,完善固定资产内控制度.
关键词：固定资产；高等学校；问题；原因；对策
固定资产是高校赖以生存和发展的物质基础,其管理工作和水平直接影响着高校办学质量、办学水平和办学效益.近年来,随着高校扩招以及经费投入的不断增长,高校国有资产的投入也急剧增长,但同时也暴露出一些新的问题.因此,进一步加强固定资产管理,无论对提高固定资产利用效率还是节约高校资金成本与压力都具有十分重要的意义.基于此,本文拟结合作者亲自参与高等学校固定资产审计的相关情况,对目前固定资产管理方面存在的不足以及原因进行分析,并提出相应的对策建议.
一、 高等学校固定资产管理存在的主要问题
( 一 ) 固定资产采购决策有待改进
据调研,每年高校固定资产采购量大,类型多.但从整体来看,目前存在以下问题：一是预算方面,由于缺乏必要的论证和分析,存在预算不精准的问题,导致固定资产预算经常调整或决算困难.二是采购项目方面,对重大设备采购和支出缺乏专业论证,对其购置必要性、规格、金额的合理性等论证不够.三是招投标执行方面,有的为简化程序和时间,未严格执行有关规定进行招标.四是在采购及时性方面,申报时各门比较积极,但是购置没有有效跟进,导致有的设备采购经常流产,或未能及时到位充分满足科学科研等需要.
( 二 ) 对固定资产管理不到位
由于高校固定资产类型多,既涉及到学校各职能部门,也涉及各中层单位以及相关教学科研人员.因此,从审计的情况来看,目前高校固定资产管理体系还不够科学与完善,对相关机构和人员的工作职责界定也有待改进,对固定资产管理也不严格.在具体管理中,以下情况也时有发生：固定资产实物台帐未建立或不完整；固定资产入库或者结转不及时；未对固定资产进行定期或不定期清查,无法核实固定资产状况及完整性,客观上造成帐实不符；固定资产累计折旧年限未按照制度规定计提折旧,造成会计利润信息失真；有的甚至固定资产折旧会计核算方法在前后各期不一致,造成成本无法可靠计量.更为重要的是,由于管理协调的缺失,造成某些大型或者公用的实验设备重复购买、无人购买的现象时有发生.
( 三 ) 固定资产使用效率有待进一步提高
提高效率、保障运行与节约资金是固定资产管理的目标,也是基本原则.从调研情况来看,各高校在制度上、工作上都有所涉及,但从根本上讲,并没有从源头上解决.一方面表现在未能建立科学有效的固定资产评价指标体系,并指导固定资产实际评估工作；另一方面,由于受工作量、人员等限制,各高校积极开展固定资产评估工作的不多.从而造成有的设备运行不足,有的设备不饱和运行,有的重复购买,低效率运行.
( 四 ) 固定资产信息化管理建设滞后
信息化建设是目前高校固定资产管理建设的重要内容与发展趋势.建立高校固定资产管理网络平台,有利于实现高校各部门之间的信息交流和互动管理.但从实际情况来看,有的高校购置了高校固定资产信息化管理系统,但也有的高校受经费限制等原因,为自行研发系统尝试信息化管理或依然为传统管理方式.因此,在固定资产管理过程中,信息滞后、信息不透明、信息流通不畅普遍存在,不能及时对固定资产从购置到报废整个过程进行动态化处理,不能及时掌握固定资产采购、使用现状等情况,也不利于学校和各部门决策与管理.
二、 主要原因分析
( 一 ) 对固定资产管理工作重视不够
固定资产管理工作重视不够,特别是校级层面重视不够是导致以上问题的关键.主要表现在：重投资轻管理,将主要的工作重心放在投资和建设上,对管理方面重视和投入不够；重采购轻维护,将工作重心放在采购上面,无专门维修经费或维修经费严重不足.有的高校甚至管理不健全,到各中层单位基层就无专门管理人员.
( 二 ) 固定资产内部制度不健全
各高校虽然也建立了一些固定资产管理内控制度,但具体来看还很不健全.如缺乏对重大固定资产采购的集中评审和论证制度；没有建立公共实验室,造成大量公用仪器设备或大型仪器设备无人购买或重复购买；在固定资产入库、入帐、折旧等也无明确的规定或者不完善；缺乏定期或不定期对固定资产清查制度,造成帐实不符或者固定资产流失.更重要的在于没有建立固定资产使用与效率评价体系,因此在固定资产决策与管理等方面存在不合理的地方.另外,对于部分经营性资产,在利用方式、、处置方式等方面还需进一步完善.
( 三 ) 固定资产管理投入不够
必要的投入是加强固定资产管理、提高固定资产利用率和使用效率的必要条件.但从实际情况来看,由于受高校经费、人员编制、管理体制的限制,虽然也有专职或的固定资产管理机构,但从数量和体系上讲远远没有达到固定资产管理的要求.如：数量不足、工作经费不足、软件投入不够、固定资产维修资金不足等问题,因而大多工作只有停留在应付阶段,缺少工作的积极性和主动性,有的甚至力不从心,即使想全面清查,也无时间、人力及经费的保障,更无法保障对所有固定资产,特别是重大固定资产进行科学合理的评价.
三、 进一步加强高校固定资产管理的对策建议
( 一 ) 进一步提高对固定资产管理工作重要性的认识
加强固定资产管理对于节约高校资金、保证高校有效运行具有十分重要的作用,因此首先要提高固定资产管理工作重要性的认识.其次,提高对高校固定资产预算合理性、科学性的认识,防止重复采购、低效建设、不合理使用等问题.第三应提高对固定资产管理工作复杂性的认识.高校固定资产管理层次多、类型多、资金量大,既涉及到学校层面,也涉及到职能部门和各中层单位,更涉及到广大学生和教职员工；既涉及立项、采购等环节,也涉及到使用、维护等.因此,必须提高对固定资产管理复杂性的认识,明确工作重点和工作职责,以进一步完善相关制度,才能从根本上解决固定资产管理不科学、效率不高等问题.
( 二 ) 进一步完善固定资产内控制度
固定资产内控制度是固定资产有效管理的重要保障.从审计实际情况来看,重点应完善以下制度：一是加强高校固定资产管理论证制度建设.成立固定资产管理委员会,对固定资产预算、立项等进行论证,特别是对重大采购、重大资金支出、重大仪器设备、重大项目进行论证和分析,明确其必要性和合理性,以最大程度节约高校资金.二是加强固定资产台帐建设,完善固定资产信息化平台.三是完善固定资产清查制度.每年应定期对固定资产进行清查,以确保帐实相符.四是科学制定固定资产效率评价制度.完善固定资产效率评价指标体系与工作体系,积极开展固定资产效率评价工作.同时结合评价结果,完善固定资产相关部门、相关人员激励和约束机制,以最大化节约资金,提高利用效率.五是建立固定资产有偿使用制度.如对学校投资建设的农场、大型公用设备等,有条件的高校可尝试建立有偿使用制度,一方面增强各部门和使用者节约资源、提高效率的意识,另一方面也有利于保证有经费、有条件的单位和课题组的固定资产需求,从而提高学校整体办学水平和办学效益.
( 三 ) 进一步增加高校固定资产管理投入
具体来看,高校一是应进一步完善固定资产管理机构,并确保相应工作运行经费.二是加强队伍建设,建立一支职能部门负总责,各部门分工协调负责的工作队伍.三是加强相关软件投入,完善固定资产信息化平台,以实现固定资产动态化、信息化管理.四是增加培训经费投入,以加强相关人员的培训和技能提升,提高业务水平.五是加强固定资产维修投入,以确保固定资产最有效科学利用.六是组建公共实验室,加强对公用设备、大型仪器设备的投入和管理.
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