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论医院经济合同管理 趋势从纸质合同向信息化合同
摘 要：合同是两个或两个以上当事人为实现一定的经济利益而达成一致的协议,是市场经济的产物.?譹?訛医院经济合同的签订大多是通过纸质合同来完成.在当前全球大数据技术发展的浪潮下,网络技术的发展越发迅猛,这为医院合同管理中纸质合同向信息化合同的发展提供了技术支撑.同时,医院纸质合同管理的弊端日益显露.文章探讨了医院经济合同管理中纸质合同存在的弊端,以及信息化合同管理对医院管理的有利影响,并对信息化合同管理系统的设计要点做出说明.
关键词：医院经济合同管理 纸质合同 信息化合同管理系统
中图分类号：F233 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2017）09-099-02
对于市场经济来说,合同是经济运行的保障和开端,对于医院同样如此.签订医院经济合同,是为了达成经济合作意向,保证经济主体双方的权利和义务,以便更好地完成医院经济业务.
一、当前医院经济合同管理的发展现状
伴随着市场诚信的缺失,越来越多的医院意识到医院经济行为的成败,与签订经济合同以及合同管理有着密不可分的关系,所以医院经济合同的签订越来越多,范围也越来越广,涉及买卖、租赁、加工承揽、设备维保、工程等各个领域.这些合同的签订,大都是通过纸质合同来完成的.因为只有签订纸质合同,明确合同双方的权利和义务,经济活动才能有章可循；纸质合同能使双方留有证据,互相约束对方行为,当合同一方违约时,能够作为法律制裁的依据,避免出现空口无凭、抵赖失信等合同纠纷事件的发生.
当前纸质合同管理也日趋完善,表现为规范化、科学化、法制化.医院经济合同的签订都有一套规范化的会签流程,让各分管院长和各部门都积极参与其中,发挥专业特长,审核合同的有效性、准确性.合同文本的制作都是按照真实的经济事项,全面、准确地描述合同内容,涉及合同名称、合同标的、合同双方的基础信息、合同金额等一系列重要内容.每项经济合同的签订都是在国家法律法规规定的范围内签订执行,以确保合同有法可依.
二、医院纸质合同管理的弊端
医院纸质合同是顺应经济发展的产物,有其存在的必然性,但随着网络信息的不断发展,大数据时代的到来,纸质合同的弊端也逐渐显现.
首先,合同签订滞后,执行不畅.为了降低医院经济合同风险,防止出现一人独断的鲁莽行为,确保医院经济不受损失,签订经济合同时大都采取合同会签流程,即由经办部门、招标部门、审计部门、财务部门、纪检部门、分管领导、院领导审批会签,这样能发挥各自专长,对合同全方位把关,确保医院经济合同的安全有效.但因合同在各部门中周转需要时间,合同内容的审核意见常有异议,造成合同从签订至完成需要时间过长,或不符合要求屡屡退回更改,亦或因某一部门的滞后审核、挤压汇总审核等情况,导致合同签订滞后.同时,纸质合同在执行中也会存在因信息沟通不及时,导致医院各部门在协作办公、业务流程组建、监控体系形成等方面效率不高,费时、费事、费力.
其次,医院纸质经济合同文档管理困难.医院纸质合同一般是设专人保管、存档,但当需要查找借阅时,会存在查找困难、借出不还等问题,尤其是院领导重审合同内容时需要耗费很多精力、时间.对于规模较小的医院,因其经济合同数量不多,管理难度要求不大.但对于规模较大的医院,每年的经济合同多达上千份,合同数量众多、合同参与部门众多、合同执行部门众多,而合同进度的控制不能及时跟进,医院合同的信息汇总基本靠手工或者EXCEL来完成,这样就会面临数据统计不准确、不全面等问题,不但影响领导的决策,更会影响医院的经济发展.医院经济合同还会存在因保管不善而丢失等情况.一旦合同丢失或部分丢失,就会造成无章可循,不但影响合同存档,更会影响对合同的执行监督.而对于保存完好的合同则面临后续存档、查阅等艰巨任务,这对于规模较大的医院来说,也是一项繁重的工作.
再次,缺少预警机制.纸质合同的管理中,当医院需要及时掌握并监督合同执行时,需要人工处理、查询合同数据,来获取有关资讯,而很难实现系统自己预警提示,更无法根据已有合同的执行进度、结算款项等信息为医院提供未来时段的资金流运行状况.
三、医院信息化合同管理的发展优势
1.网络技术的发展为医院信息化合同的发展提供了技术支持.在当前信息化、网络化、大数据发展的背景下,市场上已经开发出多种功能合同管理系统,医院完全可以实现由纸质合同向信息化合同转变.多功能的合同管理系统通过对合同信息的闭环整合,实现了工作流与信息流的完美融合,为我们提供了功能巨大的信息化办公平台,为实现医院合同无纸化办公提供技术支撑.
2.信息化时代人才强国战略为医院信息化合同管理提供了人才保障.在信息全球化的今天,掌握上网能力已经成为一种基本常识,而医院信息化合同管理系统操作简单,只要掌握基本的网络知识,无需高端人才便可操作,这为医院信息化合同管理的扩散提供了人才支撑.
3.医院信息化合同管理的优点促进了信息化合同管理的发展进程.医院信息化合同管理系统通过网络服务器,用既定的登录名和实时登陆系统,随时随地进行合同的审核及签订工作,解决了纸质合同效率低下的问题.同时,信息化合同管理系统还能自动预警合同执行进度、付款情况,能够自动生成各种报表和分析报告,将医院工作人员从琐碎、低端的手工工作中解救出来,从事高端的医院管理等核心事务,整体提高了医院工作效率.再次,医院信息化的合同管理系统通过计算机运作执行,信息的准确性高,合同内容等资源在设定的范围内共享,降低办公成本,提高执行力,使医院管理趋于完善.最后,信息化合同管理能规范医院办公流程,建立起一个紧密、协调、准确、简单的管理机制,让医院各部门充分参与合同的制定、执行与监督,对合同执行中存在的问题及解决措施,有一个全面的记录,既能使各参与部门的工作人员明确责任,权限分明,也能有效协调多部门之间的协同工作问题,实现医院高效办公,更能实现查有所依,从而杜绝遇事推诿扯皮,合同传递阻塞、延误、失真等现象.
4.医院信息化合同管理有利于院领导制定决策.医院信息化合同管理系统能够实现院领导及各会签部门领导实时登陆合同管理系统,查看职责权限内相应合同内容,查看各会签部门对所签合同的审核意见及建议,了解合同执行进度.院领导通过了解医院已有合同信息及执行情况,结合医院本年度的预算,能更好地为医院的长期发展做出决策.
四、医院信息化合同管理的工作框架及框架中的重要节点
医院信息化合同管理系统是将纸质合同中的关键信息转化为电子信息,并在系统中记录经济合同的执行进度及收支款项明细,实现合同的执行进度跟踪管理、合同信息实时查询管理、合同收支款项的登记管理、合同执行结果的综合分析管理,最终实现信息化合同管理.医院信息化合同管理系统的结构框架分为：准备阶段、订立发起阶段、签署阶段、成立阶段、履行阶段、终结及查询阶段.
1.合同准备阶段实现的功能.医院招标部门指定专人负责录入中标单位名称、地址、账号等相关信息.填写完毕后将合同草稿传输给经办部门.合同经办职能部门指定专人负责合同标的信息的录入,通过系统中既定的合同模板,输入货物规格型号、单价、数量、金额等关键信息,录入完毕后一旦保存,便无权进行修改,以确保合同的完整、准确.
2.合同订立发起阶段实现的功能.录入结束且保存成功后的合同信息会自动生成合同文本,待经办部门负责人审核并签署电子签名后,自动传输给下一个审核部门.
3.合同签署阶段实现的功能.经办部门审核后签署电子签名,合同文本及审核意见便按照既定的会签顺序层层传输给纪检、审计、财务、分管院长、院长等审核部门负责人,各部门审核人员的电子签名随审核意见一并保存.审核意见对会签部门领导公开,以确保各部门领导的意见能够得到及时准确的表达,从而使医院经济合同能够得到有效签署.
4.合同成立阶段实现的功能.会签完毕后合同正式生效,此时合同文本及会签意见永久保存并且不允许进行修改.信息化合同管理系统支持电子印章,对生效后的电子合同加盖医院经济合同专用电子印章.生效后的合同由专人负责打印,打印的合同带有水印、二维码等加密防伪手段,以确保打印出的合同的真实唯一.同时,系统自动记录合同打印时间、打印人及打印份数等相关信息.
5.合同履行阶段实现的功能.合同履行阶段医院财务部设专人负责合同款项的收付登记工作,合同经办部门负责合同履行情况的监督及履行,财务人员协同监督合同履行情况.
医院信息化合同管理系统具有待办事项提醒的预警设置,能够具备审批合同、到期应付货款合同、合同执行进度时间提醒等功能,以便医院经济合同能够按计划有效地完成.
6.合同终结及查询阶段实现的功能.由专人负责将生效并加盖电子印章的合同文本打印并及时存档.合同始终具有按经办部门、合同名称、中标单位名称、货物名称、金额等维度的综合信息查询功能,医院各会签科室始终具有查询职责权限内的信息功能,以便了解合同执行情况,为医院采取下一步计划提供可靠的信息.
医院信息化合同管理系统能够根据已录入的合同自己生成月度、季度、半年度、年度合同汇总报告,合同执行情况分析报告等相关报表信息.医院信息化合同管理系统也可以借助安卓智能手机平台功能,实现医院工作人员对合同的查询、分析、工作审批等移动办公的功能.
五、医院信息化合同管理尚需科技进步的补充和完善
首先,信息化合同管理系统是建立在网络平台之上,对网络安全的要求非常高,而当前网络安全问题又是一个新型的尚待解决的问题,所以,需要医院高度重视网络安全,防止恶意攻击篡改合同内容.
其次,医院信息化合同管理系统的登陆是各部门工作人员通过登陆名及来完成系统及权限内的操作,并通过个人的电子签名完成合同的签字审核,所以,登陆尤为重要.一旦登录人员的泄露,会导致有人恶意进入系统篡改合同,这就需要计算机技术的发展来解决这一问题.
再次,网络信息的存储问题一直是计算机行业尚未解决的难题,不管是服务器的保管不善造成信息丢失亦或是断电造成的信息丢失,都需要科技的不断完善来解决.
最后,因医院信息化合同管理中,电子合同可以无限制打印,虽说可以通过添加电子水印的办法来确保合同的唯一性,但在合同文本的准确性上还是有很大风险,期待着这个问题能得到更好的解决.
综上所述,医院信息化合同管理的全面实施,是节能环保的必经之路,是提高医院工作效率的必要条件,是新形势下增强医院竞争力、提高医院管理水平的重要内容.笔者期待着医院信息化合同管理系统的发展能够为我国医院发展创造新的支撑点.
注释：
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（作者单位：青岛大学附属医院 山东青岛 266000）
[作者简介：李燕（1986—）,女,学士学位,研究方向：会计管理.]
（责编：若佳）
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