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探究信访档案的特点与其分类组卷方法
【摘 要】我国坚持社会主义核心价值观,人民群众当家作主,注重民生.很早以前,我国有关部门就建立了信访档案,即群众或单位向有关部门来信来访中形成的文字材料.尤其是国家机关,时常会收到人民群众的来信和接待人民群众的来访,记录下很多的文字材料,要对其有效处理,并对记录的材料,进行有序分类整理、编制目录形成档案.随着改革开放的深入,新的问题层出不穷,信访档案的作用也发生了新的变化,有了新的发展趋势.而在此过程中,如何快速地分析信息的有效性,并且合理进行分类管理是一大难题.本文分析了信访档案的概念以及信访档案特点,从而总结出合理的分类组卷方法,使得信访档案能够得到更好的正确的处理和有效的利用.
【关键词】信访档案；特点；分类组卷
近年来,随着我国建设的加强,使得人民参加管理和监督国家各项工作的能力加强,但随着社会转型、改革深入和利益变化,很多的矛盾和问题出现,人民通过不同的方式体现到信访工作中,目前呈现复杂化、多样化的特点.随着信访材料的不断增加,如何鉴别其价值性,快速地提取有效的信息是做好信访档案工作的第一位.信访材料的有效处理是有关部门能够及时化解矛盾纠纷的前提,从而促进社会主义和谐.
一、信访档案的概念
信访,是指各阶层人民或者其它组织选用书信、Email、电话、等方式,向各级人民政府有关工作部门反映出现的情况,提出相关的意见或者请求,由有关机关通过法律途径解决的活动.
二、信访档案的特点
信访档案属于国家档案的一种门类,有着其自身特点.（一）内容丰富复杂.信访活动不是独立存在的,是社会生产力发展促进的结果.我国体制是社会主义体制,人民是国家的主人,享受和自由,所以,群众才能够进行信访,档案内容主要来源于群众.而其内容涉及社会生活的各个领域和阶层,既有涉及机关部门,组织企事业单位,也有反映机关干部和企业法人；既有工农业、电力交通、水利城建还有文化教育、体育卫生等方面；既有党政纪律、法律法规还有社会保障福利,医疗方面的文件材料,同时相关问题的处理与国家各个部门密切相关,因此,就每年产生的信访材料内容看,内容是丰富复杂的.
（二）载体形式的多样性.由于信访对象不受任何约束,它涉及各个阶级,不仅有多种多样的信纸、信封,还有许许多多的颜色、笔迹、字体,包括方言、拼音、字母或少数民族语言等不同的形式.
（三）信访材料的交叉性.同一信访材料的处理是各个机关以及不同的领导人的干预形成的大量文字材料.有信访部门直接形成的,有上级政府部门移交的,有委托办理的等等.为了全面反映和处理信访事件的真实过程,不同机关形成的信访材料都需要保存在同一案卷内.
（四）时间的不确定性.一个政府机关将产生的材料处理后就可以按照时间顺序进行归档,而信访材料是没办法按照时间进行归档的.有的信访材料,在处理过程中因为事情的复杂性,导致时间周期长,另外,部分群众对结果不满意,多次来信来访,很多年后旧的信访案件重提,没办法结案.为了全面反映信访材料的真实过程,不管任何阶段形成的材料都需要保存在同一案卷内.
（五）信访材料来源的复杂性.由于信访对象不受任何的局限,它涉及城乡、企业、个人各个方面.有的信访者为了达到目的,引起政府的重视,同时向各个有关单位、各领导人及社会有知名度的人写信投诉,使事件让各个部门和领导重视.
三、信访档案的分类组卷方法
（一）从内容上分析信访材料.1.个人要求类,主要体现在有要求组织解决历史问题和希望组织上帮助解决生活上的问题.2.批评建议类,主要针对社会风气,各项建设等方面的批评,以及建议.3.检举控告类,主要是针对干部违背党纪政纪的行为进行指控的材料.在案件处理的过程中,我们将信访材料从处理信访问题的有关机关进行分类,可分为四个部分：一是上级组织交办的文件材料；二是自办案件材料；三是联办案件材料；四是下级上报上级登记的案件材料,综合来看,这是为了帮助我们在整理档案过程中,正确选取材料的来源.
（二）按处理信访案件的自然规律分析信访材料.1.信访者材料.信访办公人员需要完整保存好信访者的信件,方便日后查证邮信的时间和地址,与信寄来的其它材料如照片、实物等,都应当进行编号归档,并在备注表上说明.在组卷时,要按照信访案件的重要程度将信访者的登记、有关文字材料、口述材料等进行价值鉴定,大部分进行短期保存.2.办案材料.处理信访案件前期,形成的登记审批单,由本部门立案函；上级部门立案交接函,须上级领导对交办案件的批准文件等,这些材料,一般可短期保存.处理或催办过程中形成的材料,一般有联合办案的记录；对信访者的复信与回复；调查期间形成的文件材料即文字、声像、实物等材料,都应该收集齐全进行归档,然后按其重要程度确定保管期限.3.结案材料.其包括：结案单,结案报告或调查处理建议及给信访人的处理决定,信访人对处理的意见等,这部分材料一般是长期保存的.
四、结论
随着经济社会的发展,社会矛盾问题层出不穷.但在我国社会主义和谐氛围下,人民群众诉求渠道扩宽.信访部门的高效率工作,为领导决策提供指导,密切联系人民群众,更好地维护社会稳定,促进经济更好更快发展.
【参考文献】
[1]陈秀芝.浅谈信访档案的特点与作用[J].机电兵船档案,2007(10).
[2]陈彩霞,徐荣川.浅谈信访档案的特点与管理[J].浙江档案,2000(4)．
[3]章宗少.信访档案的特点及其分类组卷方法[J].合肥教育学院学报,2003(11)．
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