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科教融合视域下构建完善的高校科研管理系统
摘 要：科研管理系统是科学研究管理的重要平台及阵地,构建完善的科研管理系统是提高科研管理工作水平、助推高校科教融合的有效途径.通过分析现有科研管理系统的发展及现状,明晰科研管理系统及工作面临的问题,展望高校科研管理系统的发展方向,从设计研发、维护、管理、使用、功能等相关方面提出了完善科研管理系统及管理工作的对策建议.
关键词：高校科研管理系统；科教融合；管理
高校科研管理系统是高校科学研究管理的重要平台.《国家中长期科学和技术发展规划纲要》(2006—2020年)指出,要“加强科技基础条件平台建设”、要“建立科技基础条件平台的共享机制”.[1]“十一五”以来,高校的科学研究得到进一步的重视,承担的科研项目数量、科研活动经费、相关的数据统计都在日益增加.高校科研管理部门的工作量、压力也随着科研信息量的不断增长而与日俱增.与此同时,高校的科研活动和科研能力作为衡量高校综合实力的指标之一,其比重不断加大.科学研究既是我国高校三大重要职能之一,也是科教融合内容的两大支柱之一.高校的科研人员在肩负科研使命的同时,也承担着教学任务.高校的科学研究活动在完成科研任务的同时,也为教师的教学提供了新的思想、新的素材,使教师的教学不断推陈出新,进而提升了高校的教学水平、人才培养质量等.在高校办学和学生培养的过程中,科研无处不在.[2]因此,如何对高校的科研活动及科研信息实施科学且行之有效的管理以提高管理质量及促进科研活动的良性发展,进而提升高校的综合实力,助推高校科教融合,给科研管理工作者提出了新的挑战.在此背景下,基于网络等相关信息技术的发展,科研管理系统逐渐成为科研管理的工具及平台.
一、科研管理系统的发展及现状
科研管理系统是科研管理信息系统的笼统称呼,形成于管理信息系统被引入科研管理领域后.[3]它既具有管理信息系统的通性,又具有科研活动及科研信息的申报、评估、记录、查询、统计、处理、管理等特性.
现代化电子计算机的诞生及应用是科研管理系统开发的基本前提.所以科研管理系统的应用普遍被认为是始于计算机被广泛应用于高校的教学、科研及管理工作的20世纪80年代.[4]随着现代化电子计算机的广泛应用,Excel、Word等相关办公软件成为科研管理的工具,用于记录、查询、统计、管理相关的科研活动及科研信息.伴着信息技术的飞速发展,目前我国高校普遍实现了网络全覆盖.大部分高校为了能更加准确与及时地掌握本单位的科研活动及科研信息、充分展示本单位的科研成果与科研能力、加强对本单位科研活动及科研信息的管理、减少数据重复采集等目的,通过购买或者自主研发了符合自身特点、基本满足自身需求的科研管理系统,进而基本实现了本单位科研管理的信息化.
现在科研管理系统的使用,提供了相对精准全面的科研数据、实现了科研数据的部分共享、加强了科研数据的简单关联性、简化了科研数据的查询流程、一定程度上降低了教师的科研工作量,为教师的科研以及教学工作提供了良好的帮助.科研管理系统的信息化,同样使得科研管理工作的效率得以提高,有助于高校科研的发展,也为领导决策层提供了更全面的科研发展规划的依据,进而在无形中推动着高校科教融合的发展.
二、科研管理系统及工作面临的问题
1.科研管理系统不能完全切合并体现相关高校的需求及特色
科研管理系统的开发,绝大部分都是由非从事科研管理的计算机信息技术人员完成的,他们主要是依据某些特定政府管理部门或者重点高校的需求为模板,开发出一套系统后,就直接推广,没有考虑到不同使用者的需求及特色.
2.科研管理系统更换快、维护费用高
科研管理系统维护费用较高,导致部分高校鉴于信息化的要求,不得不采用科研管理系统,但是后期不堪费用的重负.合同期满后,开发商和用户之间因费用问题而解约,用户寻找新的开发商,开发商为了挽回损失,进一步提高维护费用,如此恶性循环,既造成了开发商和用户资源的浪费,也不利于高校的信息化及发展.
3.科研管理系统数据对接不全面
科研管理系统数据需要对接多部门数据：人员信息需要对接人事数据；经费信息需要对接财务数据；科研业绩奖励需要对接绩效数据……不同部门的数据管理都有各自的管理系统,如人事管理系统、财务管理系统、教务管理系统、绩效考核管理系统等.现阶段,众多的管理信息系统基本是自成模块,数据相互之间很少对接,或者对接不全面.这就可能导致了相关数据的不一致、统计的重复繁冗、资源的浪费等.
4.科研管理系统数据不能完整记录科研情况
早年纸质版的材料,因没有随着网络的发展而电子化,造成了科研活动及科研信息数据的缺失及不连贯.科研管理系统的更换,导致了科研活动及科研信息数据的丢失情况严重.不同高校因需求及关注的重点不一样,在数据记录保存方面侧重点不同,导致了高校的科研活动及科研信息数据不全面.[3][5]由于以上及未提及的诸多原因,造成了现有的科研管理系统记录的科研活动及科研信息数据没有被连贯、完整、全面地记录,进而不能全面反映学校的科研现状.
5.科研管理系统信息不能共享、传递速度慢
大部分科研管理系统主要侧重于管理部门及科研人员的统计,即管理部门能全面的看到本校的相关科研活动及科研信息.但是科研人员只能了解自己的科研信息及少量的科研管理信息,这导致科研人员不能够及时地了解及获取本校的科研动态、信息以及资源,科研人员之间也不能及时地交流与沟通,不能快速及准确地促进科研信息的传递,从而造成科研人员精力及智力的浪费,不能实时、有效地反映高校科研现状.
6.科研管理系统缺乏专业化管理
大部分的科研管理系统在开发完成后,开发商经过短暂的培训,就将管理任务交给了系统使用单位,这就导致了在系统的使用过程中,遇到问题缺乏及时专业的解决方案.
三、高校科研管理系统的发展方向
建立普及科研管理系统是高校科研管理及科教融合的必然趋势.科研管理系统作为高校科研管理及科研人员自我管理的得力网络化管理工具及平台,受到了越来越多科研人员和高校的认同,也将会成为更多科研人员及科研单位的选择.
1.更智能化的科研管理系统
科研管理系统是高校科研管理实施信息化的重要举措.[6] 现在,网络信息技术已经处于高速发展状态,未来的时代更是网络信息化的智能时代.因此,随着时代的发展,更智能化将是科研管理系统开发的重要方向之一.
2.体现需求差异化的科研管理系统
个性化的科研管理系统是不同使用者需求的体现.每个高校具有不同的需求及特色,不同应用层面的人员有不同的应用范畴,为了满足不同的需求,建立体现需求差异化的相互独立又关联,涵盖针对不同科研人员、管理人员、决策者层面的科研人员管理系统、管理人员管理系统、决策管理系统的科研管理系统,能有效提高不同层面人员的工作效率,这将是科研管理系统开发的另一个重要方向.
3.完整专业的科研管理系统
完整专业的科研管理系统是发展及科教融合的必然选择.不同的统计及决策,需要不同的数据.完整专业的科研管理系统才可能提供全面反映学校科研现状的始终一致、准确、完整、全面的数据记录.才能保障使用者作出最终决策的依据是始终可靠的.
四、完善科研管理系统及管理工作的对策建议
高校的科研能力和教学能力作为衡量高校综合实力的重要指标,既是我国高校三大重要职能内容,也是科教融合的两大支柱内容.构建一个完善的科研管理系统就是在搭建一个促进科研和教学、促进两者进一步融合的共享大平台.一个完善的科研管理系统,能为教师（科研人员）、管理人员、决策领导者,提供具有稳定可靠、全面系统、专业具体、快速有效、开放灵活等相关特性的现代智能化管理与交流平台.它是教师（科研人员）科研活动及教学创新的记录者和源泉者,是管理人员工作及存在价值的体现者和承载者,是决策领导者评估判断及发展决策的依据者和引导者.鉴于构建完善的科研管理系统具有重要的意义,结合科研管理系统工作面临的问题及高校科研管理系统的发展方向,提出以下完善科研管理系统的建议：
1.组建专业的团队设计、研发、维护
科研管理系统的设计,决定了它将来所具有的功能.科研管理系统的研发不是朝夕间能完成的事情,开发商要付出大量的人力、财力、物力、智力、精力等资源.系统开发后的维护及升级,需要切合实际、满足需求、体现特色、长期坚持.既需要专业技术计算机软件开发人员,又需要对科研管理工作深入了解的科研管理人员,所以,组建一支由一线软件开发员、科研管理者、科研人员构成的长期稳定的专业设计研发、维护团队必不可少.这样的团队,在应对科研管理系统突发状况时,才能既具有最新的需求分析能力,又有过硬的系统设计技术支持能力,以确保科研管理系统不被淘汰和及时更新.
2.建构系统化的功能模块
高校科研管理的首要任务是负责学校的科研相关人员及团队、科研项目、科研成果、科研平台基地、科研活动、科研服务、学科等方面的工作记录.通俗地讲,科研管理可以看作是记录管理什么人在什么时候干了什么事情,取得了什么成绩的过程,而科研管理系统,是承载这个管理过程的一个平台.所以,科研管理系统首要必须具备以下功能模块：科研相关人员管理（教学人员、科研人员、教辅人员）、项目管理（申报、立项、中检、结题）、成果管理（论文、专利、著作）、学科管理、平台管理、活动管理（学术会议、受聘讲学、社科考察、进修学习、合作研究）、科研服务管理、绩效考评管理等.
除了数据记录功能外,科研管理系统,还要负责科研相关的对内对外的统计、数据对接、发展规划等.这需要满足包括对内的相关不同职能部门及使用管理人员的要求,对外的上级管理部门的要求.不同的要求,需要的数据字段及范围不一定相同.因此,对内：科研系统只有与人事、财务、教务、外事、绩效系统等相关职能部门,建立相关数据管理系统资源的关联,实现数据共享,即全校系统数据资源互通,才能从根本上保证统计数据、对接数据的可靠准确性,才能为科研人员的科研业务提供全面的指导,为管理者的审核提供可靠的依据,为领导的决策规划提供真实可靠的信息；对外：科研系统要包含上级管理部门的系统数据字段,这样,面对各管理部门的各种统计及报表要求时,才能快速有效准确地实时完成.
3.构建多维度的管理过程
过程决定结果,控制过程才能控制结果.因此,构建完善的科研管理系统,除了系统本身,还要重视科研管理系统管理过程的控制.
第一,要确保科研管理系统持续稳定和及时更新.持续稳定,是发展的前提.一个持续稳定的科研管理系统,能翔实全面地记录学校的科研信息,全面反映学校的科研状况；能帮助高校科研管理部门减轻部分工作量；能避免资源的浪费以及经费、科研人员及管理人员精力的浪费.系统只有及时更新,才能确保最新的数据,才能确保提供数据的准确性,才能使决策领导者、管理者、使用者及时准确地掌握全校科研工作的总体情况.
第二,要确保科研管理系统信息全面、开放.高校的科研管理具有特殊性,涉及人员及部门多而广,而不同的人员及部门具有不同的需求及诉求,只有系统记录数据全面,才能实现真实、全面数据的有效快速查询、统计等,从根本上解决查询结果不全面、统计重复不便利、决策依据不可靠等问题.这既需要科研人员将科研情况及时准确地录入系统,又要求管理人员及时补充、完善、审核相关材料,确保科研管理系统数据的真实性及完整性.对沉寂在档案室的纸质科研材料,也要逐步实现信息化,并将其并入现在的管理系统.在确保科研管理系统信息全面的同时,还要实现科研管理系统信息不同层次的公开.针对不同的使用者,开放的内容尽可能的多,但是只能查看,不能修改.
第三,确保科研管理系统的安全便捷及差异化.科研管理系统是解放劳动力的平台,是彰显高校科研服务水平的阵地.因此,一定要确保科研管理系统的安全便捷性.安全方面要注意数据存储及传输的安全性,更要确保网站的安全性.通过自动识别转化、分类保存、归属统计等途径,尽可能地将科研人员及科研管理人员的工作量降低.面对不同的使用者,根据需求的不同,通过使用者的自定义选择,显示不同的界面及内容.总之,要通过简便操作、安全应用、方便维护的手段,来增强提高科研管理系统处理相关事务的效率.
五、结语
更智能化、差异化且完整专业的科研管理系统,是有效提高不同层面人员工作效率,提升高校科研管理水平,促进高校科教融合的重要管理平台及阵地,其推广和普及是时展的必然趋势.但是,要实现科研管理系统的进一步完善及建构,既需要一支长期稳定的一线人员构成的专业团队来支持,又需要科研管理系统本身具有全面的功能,还需要稳定及时、全面开放、安全便捷及差异化的过程管理.
参考文献
[1]国务院.国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006—2020年）[EB/OL].（2006-02-09）.http://www.most.gov.cn/mostinfo/xinxifenlei/gjkjgh/200811/t20081129_65774.htm.
[2]马海泉,胡秀荣,薛娇.中国科学院院士吴培亨:对科教融合的几点认识[J].中国高校科技,2012 (12) :10-13.
[3]蒋伟,张弦.高校科研管理系统现状及发展方向[J].科技信息,2013(20):67-68.
[4]袁铁彪.构建高效科研管理系统的重要意义[J].天津科技,2015(3):73-74.
[5]关丰富.高校科研管理信息系统构建研究[D].长春：东北师范大学,2006（11）．
[6]汪琼,赵国栋.中国高等教育信息化发展现状调查与分析[J].教育信息化,2003(7) :3-5．[基金项目：宁波工程学院2018 年高教研究立项课题“我校教育管理服务平台使用现状研究”成果(项目编号：NG2018027)]
（作者单位：宁波工程学院科技处）
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