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档案现代化管理
科技的发展带给人类社会方方面面的变化,给人们的生活和工作带来各种便利的同时也对大家提出更高的要求,面对快速发展的科学技术,档案工作如果还保持传统管理方式不变,那么就会被历史淘汰.因此,档案工作必须适应新形势的发展,积极跟上社会进步的步伐,转换思路,为实现档案管理现代化打下坚实的基础.
一、传统档案管理和现代化管理的比较
档案是一个单位在工作中产生的最原始的记录,是来自第一线的宝贵资料,是单位的历史发展和传承中不可复制的真实财富,传统的档案大部分是纸质的,占用空间大,不易保存,容易被虫损坏,档案在借阅过程中也容易发生缺损,档案工作人员还要对缺损部分进行及时的修复,同时档案管理工作只注重对档案的保存而忽略了对它的利用,不重视档案的分类与整理,导致档案工作陷入混乱的局面,不能及时准确地为相关工作人员提供需要的档案资料,此外,档案工作人员基本上没有档案专业毕业的人才,对档案工作的发展也是极其不利的.
随着电子信息技术的发展,档案工作也发生了翻天覆地的变化,传统的纸质档案逐步被电子档案所替代,单位购买了相应的档案管理软件,对档案的管理进行了分类,极大提高了档案的利用率,档案库房也按标准要求设置并且配备了防火、防盗、防光、防磁等安全设施.
二、档案实现现代化管理必须完善相应措施（一）健全现代化档案管理规章制度.任何一项管理工作的有效开展和实施都是以规章制度来保驾护航,对规章制度的严格遵守和执行是保障档案的重要措施,规章制度的制定严格按照国家档案局的相关性规定如《电子文件管理办法》《纸质档案数字化技术规范》等来制定现代化档案室的规章制度,规章制度的内容应该包括档案的收集、整理、分类、借阅、安全、销毁、保密等等方面,做到越细越好,以便有章可循.
（二） 现代化档案室的建设.现代化档案室的建设要按照国家颁布的《全国档案信息化实施纲要》进行,把信息化建设作为档案基础业务重点建设内容.要实现档案信息化,基础工作就是实现档案的计算机管理,发挥计算机在档案管理中的重要作用.实现档案的计算机管理,改变过去用手工编写检索目录的模式,使手工检索向计算机检索过渡.计算机在档案管理中的应用,不仅带来了高效率和高质量,而且也改变了档案工作的传统方式.
（三）加强现代档案管理工作的安全措施.档案形成电子文档后会存在安全隐患,应该加强对电子文档的安全意识,建立健全安全机制系统.将安全作为系统运行和管理的重中之重,加强档案工作人员的安全意识,制定科学的流程,确保档案的正常运作,单位的档案来源于不同部门,要建立单位内部的协调机制,档案工作人员要与各部门多沟通合作,形成强大合力,有效避免出现安全漏洞.加强技术安全管理、网络安全管理、数据库安全管理、系统软件安全管理工作.使档案工作处于安全环境下运作,做好数据备份：U盘、光盘、云存储等等,确保数据安全.
（四）要做好磁性载体档案的管理工作.磁性载体档案是不同于纸质档案的新型档案,磁性载体文件是指以磁性载体（如计算机磁带、录像带、录音带、磁盘等）,对磁性档案要按照《磁性载体档案管理与保护规范DA/T15-95》进行管理,档案工作人员应该利用数字技术,尽可能使其转换成数字化模式,存入硬盘,同时给予相应的档案编号便于检索.存入的声像档案可以打印,不怕磨损.
（五）提高档案工作人员的现代化档案管理技能.档案工作具有保密性,档案工作人员必须树立保密意识,应该经常进行专业知识和保密知识的培训,树立终身学习的能力,制定相应的岗位管理职责,增强档案人员的责任心和服务意识,不断优化自身的知识结构,单位应该鼓励档案工作人员积极参加计算机水平等级考试,培养一批既懂档案业务又具有网络技术知识的复合型人才.档案工作人员要适应新形势对档案工作人员的要求,改变观念,提高对档案信息的收集、理解、分析、处理的能力,及时准确、全面地为单位提供档案信息,保证档案信息的充分开发利用.
（六）建立联网机制.档案如果只保存不利用那么就不会发挥多大的价值,不能让档案信息在数据库里沉睡.因此,我们要在单位建立一个档案服务网站,让单位工作人员足不出户就能查询可以公开的档案信息、图片和视频档案信息.利用现代化的技术和设备为单位工作人员提供需要的档案信息,为用户提供多样化深层次的服务.同时,我们还要建立全国疾病预防系统档案联网,实现档案信息的资源共享.
三、结束语档案管理的现代化是历史发展的趋势,也对档案工作人员提出了新的要求,我们应该不断改变自己的工作方式,引进先进的档案管理设备和技术人才,与时俱进是档案工作人员对自己的严格要求,跟上时代的步伐让档案发挥最大的作用是我们永远追求的目标.
【参考文献】[1]黄芳.新形势下大中型企业档案信息资源开发利用的思考[J].档案天地,2017(03):28.[2]王健.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].办公室业务,2017(03):90.[3]丁连明,孟郊.浅谈疾控档案管理的现代化[J].职业与健康,2013(11):1399.
现代化管理论文范文结:
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