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探究办公室文档管理中的公文管理和保密工作
【摘 要】对于办公室来说,文档管理与保密工作涉及相关机密,一旦发生公文泄露事件,则可能给企业带来巨大的损失,但现阶段的办公室文档管理工作中依旧存在一定的问题,影响文档安全.基于此,本文首先阐述并分析办公室文档管理工作中暴露的问题,继而有针对性地提出应对措施与解决办法.
【关键词】办公室；文档管理；公文管理
现公室工作中,文档是其基础性的组成部分,涉及到各种文档、文献、报表、记录等资料,是办公室在工作与管理过程中产生的、能够起到信息记录、传递与保存等功能的文本资料.随着我国社会相关制度的不断完善,以及办公室管理与工作水平的不断提升,以往的文档管理工端也逐渐浮现出来.
一、办公室文档管理工作中存在的问题
（一）公文管理制度不健全.公文管理工作是一项具有系统性与整体性的工作,公文的接收、登记、保存、调取与审阅等全部环节,都是相互关联的,因此公文管理需要通过有效的规章制度来起到规范与指导的作用,确保公文管理工作的规范性与标准性,并起到一定的约束效果,确保公文管理与使用过程中严格按照制度进行,保证公文的安全与完整.现代化的公文管理工作,在很大程度上依赖管理与保密制度的完善,但许多办公室都存在制度缺位的问题,公文管理与保密制度存在缺陷,或者制度未能得以贯彻与落实.许多办公室的文档管理人员自身都并不按照相关制度进行工作,更遑论办公室的其他工作人员,公文保存与管理的规章制度并没能起到有效的指导作用.另外,许多办公室的公文管理与保密工作依旧沿用陈旧而刻板的传统制度,按照老办法进行的公文管理,无法与时代接轨,也无法满足办公自动化建设的需要.除了制度陈旧之外,许多文档管理人员未掌握先进的电子文档管理技术,缺少足够的信息技术,公文管理与保存的有效性难以提高,办公效率低下,公文安全漏洞百出.
（二）缺少公文保密意识.公文管理与保密问题,许多情况下都是由于文档管理人员与办公室其他工作人员缺少文档保密意识而导致的.在保密意识缺失的情况下,办公室对于文档的管理、登记与保密重要性缺少正确的认知,未将文档保密工作与办公室利益及自身利益有效结合起来,认识不到文档的丢失与泄密会给办公室带来巨大损失,这就限制了公文保密工作开展的有效性.另外,许多办公室都存在人情问题,将能否顺利查阅公文与信任、人情、关系、工作甚至事业相互挂钩,认为文档管理人员拒绝自己不正当的公文查阅或浏览要求,就是“不给面子”,就是“信不过自己”,就容易引起办公室的争端.同时,在人情的影响下,文档管理人员常常会在上级领导的要求下向领导提供公文信息,并且不予登记,这就进一步增加了公文的安全性威胁.
二、公文管理与保密工作优化策略
（一）健全并完善公文管理制度.1.归档保存制度的建设.办公室的公文管理工作,是出于保留资料以供后用的目的,文档管理人员需要对公文进行登记、整理与保存,在这个过程中,制定完善的公文归档与保存制度,能够起到非常有效的指导作用.首先,办公室需要结合以往的公文保存机制,将公文按照不同的部门、归档时间、公文类型、公文重要程度等进行划分,并加以妥善保存.传统的文档归档与保存制度下,需要将类型相同、互相关联的文档保存在文档柜中,涉及相关事件需要使用公文时,则能够及时调取与审阅公文.另外,文档管理人员需要对重要文档的原件与复印件进行单独保存.结合传统的文档管理机制,健全文档归档保存制度,应当结合信息技术,将文档等重要资料进行信息化转换,构建电子文档管理系统,并制定相应的归档保存制度,如不同级别公文的归档与保存办法、公文销毁办法、公文保存时限等,以确保公文管理的安全性,减少信息管理空间不必要占用的情况.2.公文查阅制度建设.对于公文的调取与查阅工作,也需要制定相应的查阅制度,用以限制公文调取与查阅资格,并对相关人员起到约束作用.例如,公文在归档与保存之后,需要对公文的登记、调取与查阅进行跟踪,经过登记之后才能够调取与查阅公文,并记录查阅项目、查阅时间、查阅人等信息,构建公文查阅安全责任制,即公文丢失或泄露问题由文档管理人员与公文查阅人员共同承担责任.公文查阅制度在健全与完善之后,还应当确保制度的贯彻与落实.现阶段,许多文档管理人员在高级领导或直属领导查阅文档时,并没有按照调取与查阅制度进行登记,这在一定程度上增加了文档丢失与泄露的可能性,为了避免这种情况的发生,就需要文档管理人员严格遵循并落实文档查阅制度.
（二）加强公文保密意识建设.针对公文保密意识缺失的问题,应当着重强化办公室人员的保密意识.公文的安全管理,需要在公文登记制度、查阅制度与保存制度合理的前提下得以保障的,需要文档管理人员、公文经手人员、公文调取与查阅人员共同努力来实现公文的保密工作.因此,上榜公示需要充分意识到公文保密的重要性.具体可以从以下角度入手：第一,文档管理人员需要提升自己的公文保密意识,从公文的保存、归档、等级、调取、查阅等全部环节,严格执行相关制度,切实保证公文安全.第二,办公室全体人员都应当树立公文保密意识,具备警惕心理,在接触公文的时候,要约束自己的行为,在内心敲响警钟,做到不该自己了解的不去了解,不该自己传播的不去传播,在公文借阅的过程中要切实保障公文安全,避免泄密的可能性.从制度的角度来看,还需要对不按正规程序借阅公文的工作人员或允许无关人士查阅公文的文档管理人员进行严肃处理,可以从经济层面加以惩处,提高办公室全体工作人员对于公文保密的警惕意识.
（三）做好办公自动化环境下的电子文档保密管理.在办公自动化环境下,办公室公文的管理与保密面临着全新的挑战,公文的保存与管理不需要耗费大量的人力资源与空间资源,但公文调取、审阅与修改也更加不易留下痕迹,同时,电子文档的保存也存在一定的外部攻击的可能性,就需要在办公室营造更加良好的公文保密环境,提高电子文档管理系统的安全性,以权限认证、公文加密、网络攻击检测与防范、安全漏洞管理、网络病毒预防等技术手段避免公文出现安全问题.严格限制公文的使用权限与管理流程,根据不同层级的系统访问者设定专门的访问权限,禁止不具备访问权限的人进入系统.可以加强对于公文保密的过程与管理,建立集中性的公文存储平台,对于涉密公文与涉密信息进行专门管理,对公文与信息进行全程监控,包括公文的生成、记录、归档、流转、调取、审阅、存储与销毁等全部环节,明确公文信息的来源与去向,确保电子文档的管理与保密工作得以有效执行.此外,还应当不断加强对于文档管理人员的技术培训,提高其信息技术的应用能力与水平.
三、结语
在办公室中,对于公文管理的公文管理与保密工作,首先应当建立健全相关制度,从制度的层面对工作方式与管理方法加以规范与约束,继而从思想层面提高文档管理人员及办公室工作人员的公文保密意识.从技术角度来说,在办公自动化的环境下,办公室也需要做好电子文档的保密管理工作,提高文档管理人员的技术应用水平.
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