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如何加强企业会计信息系统内部控制
汪二妮
上会会计师事务所（特殊普通合伙）河南分所
【摘 要】在近年来信息技术不断发展,多种信息产品逐渐深入日常生活中的现状下,对于企业会计信息的管理也逐步引入了多种电算化信息工具帮助企业优化自身的财务情况,通过信息技术手段会计信息质量会极大地提高.本文在对会计信息系统当前在企业发展中的问题和作用进行分析前提下,讨论企业如何加强会计信息系统的内部控制.
【关键词】会计 ； 信息系统 ； 企业 ； 内部控制
一、会计信息系统与企业内部控制综述
会计信息系统有广义与狭义之分,广义的会计信息系统指的通过记录、核算手段将会计信息进行处理、存储的信息处理形式.而狭义的会计信息系统（Accounting Information System,AIS）指以计算机为主要平台,利用现代信息技术与通信技术,对于企业产生的会计数据进行收集、处理、分类、存储与分析.在此基础上为用户提供相应的多种会计核算信息与财务管理信息的计算机信息系统.会计信息系统按照功能分为会计核算与管理核算两大部分,会计核算以账务核算为核心对于账务进行处理的基础上并衍生出工资核算、固定资产核算、成本核算、销售核算等一系列转向核算的内容 ； 管理核算主要以财务情况分析、财务状况预测和决策分析、资金管理分析、内部经济核算管理分析等内容.对于一个完整的会计信息系统而言,其应由会计核算系统、财务管理系统与财务决策支持系统三大部分构成.
内部控制指在一定的环境下,单位为了提高工作效率、充分有效地获得并利用各种资源来达到既定的管理目标而针对单位内部采用的各种制约与调解的组织、计划、程序、与方法.企业通过内部控制可以保障自身计划的顺利执行,计划目标完成的进度.同时对于资产完整性,会计信息资料的正确可靠都有直接的助力.在内部控制时,企业主要需要对控制环境、会计系统、控制系统三个方面进行相应地管控,而管控的具体方式在事前、事中、事后三个阶段也有不同的表现.
广义的会计信息系统从诞生之初至今总共有三种主要形式 ：手工信息系统、电算化信息系统与网络信息系统.会计信息系统的内部控制在电算化信息系统阶段工作开展时被提出,并为广泛应用.作为企业内部控制的重点方面,会计信息系统的相关问题是影响会计信息准确性的关键.
二、企业会计信息系统内部控制中出现问题综述
会计信息系统的建立可以确保企业在审计、会计信息安全等方面有一个基本的保障,而目前在各大企业开展会计信息系统建立与内部管理时经常会出现以下种种问题 ：
1. 会计信息系统中所用的财务软件兼容性过低
目前市场上为会计信息系统设计的多种财务软件由于其开发、使用环境、数据结构、编程语言等软件基本构成的各部相同,导致财务软件的兼容性极低.软件开发公司在以技术保密的基础上,彼此没有在业界形成一个统一地文件、数据、接口标准,使得会计信息系统依托的财务软件成为一种独立存在的财务工具,在数据系统内的共享、 处理等方面都无法顺利进行. 而进行内部控制时,不同的数据类型的相互转换也会增加控制成本,影响整体的控制效果.
2. 财务软件不能全面地满足会计信息系统的要求
会计信息系统按照自身功能分为会计核算与管理核算两大部分.当前的财务软件设计上对于账务与报表的处理功能开发都十分完善,而忽视了管理核算部分的功能.以至于当财务软件在进行相关账务处理后并不能直接按照账务处理的结果产生后续的工资、成本、销售等相关数据的具体核算结果与对于核算数据的预测与分析报告.会计部门不得不另外安排人力进行上述会计信息系统应有资料的二次计算分析,导致工作效率低下,增加内部控制难度.
3. 会计信息系统缺乏数据保密意识,数据安全性较差
作为一个企业的财务数据,会计信息系统中多数的信息都作为企业的绝对机密而存在的,这些数据不仅反映了企业的真实情况和企业今后的发展方向.目前在对于会计信息系统的保密工作上主要有两方面问题 ： 一是软件环境问题,目前市面上的相关财务软件对于数据的保密功能开发还有待于完善.多数财务软件并没有使用相关数据加密技术保证企业相关数据安全,只是在软件使用、调动数据时进行相关权限、用户身份的检查.这样对于数据而言无非就是在加了一道不甚严密的锁,并不能将数据本身的属性进行加密已达到彻底保证安全的作用 ； 二是企业对于会计工作人员保密意识的培训也属于加强安全,保证会计信息系统正常运行的重要手段.
4. 内部会计审计无法发挥相关的作用
在进行会计信息的内部控制过程当中,企业从观念上存在误解并缺乏相应的重视,企业人力资源不足以支撑独立的审计部门,会计人员本身就负责审计工作等都是内部审计工作无法开展的主要原因.在这种情况下,企业的会计信息系统就不会按照一个标准的流程与科学的方式进行信息处理工作,相关的信息失真、质量低下也就理所当然.
5. 会计基础工作有待于提高
这点在中小型企业中极为常见,中小型企业对于账目的管控往往不能做到面面俱到,有些甚至为谋私立不记账、伪造、编造相关账目和会计凭证,这些最基本会计工作内容在企业内部控制中也是需要处理的重点方面.
三、企业加强会计信息系统内部控制的应用策略
1. 企业须加强会计信息系统的日常控制
企业在建立会计信息系统时就需要建立与之相适应的制度与条例,为会计信息系统确定一个质量标准与工作基本操作章程.在制度和条例重难,主要需要规定一些具体的安全性的工作条例如 ： 机房严禁非工作人员进入、使用 ； 开机后,工作人员不得擅自离岗,工作完成离岗前工作人员需要执行相应命令退出系统,计算机彻底关闭后方能离开机房 ； 对于录入的原始数据须有专人进行核对与检查后方能录入系统,录入时须将原始凭证作以保留 ；定期及时对于相关数据进行备份等内容.通过制度从源头保障信息系统的安全与工作效率.
2. 企业须加强会计信息系统的人事管理
鉴于会计信息系统功能集中性的特点,企业在建立起会计信息系统的章程后,需要借由有效的组织管控来帮助建立科学规范合理的会计信息系统人事管理模式.在人事管理的方法上要注重相互稽核、监督、制约的原则,通过制约机制的设立最大限度确保会计信息系统在运行中的安全性,保证数据的真实性,减少舞弊情况发生的概率.具体操作措施有企业首先按照会计信息系统操作中的各部分在系统分析、程序设计、计算机操作使用、数据录入、文件管理程序岗位上设立独立的工作人员,工作人员的职责相互分离,没有交叉从而最大限度降低计算机舞弊发生几率 ；对于操作人员的权限与管理做到明确、严格,对于需要定期进行更换,明确相关保密的措施.此外企业还需要加强从业人员的培训与教育,对于相应审计部门也可以酌情建立.
3. 企业须加强系统安全与文件管理控制.系统安全作为会计信息系统的硬件保障,在进行内部控制时也是企业需要进行的重要部分.对于系统安全方面的内部控制主要需要保证财务系统本身的防病毒能力 ； 联网时系统防火墙能力 ； 对于系统外界存储器的管理 ； 相关数据隔离沙盒机制等,而文件管理方面的控制主要需要注意防磁、防火、防潮、防尘等储存介质储存环境的管理 ；定期对于文件进行复制,避免丢失,防止文件在转存时出现的病毒或木马感染情况等.
信息系统论文范文结:
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