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图书资料资产清查项目管理
文/广东工业大学 黄倩影
【摘 要】本文以图书资料清查项目为背景,通过引入科学的项目管理方法,对在清查过程中可能遇到的问题,对有可能影响清查结果准确性的因素进行分析,制定有效的预防控制措施,保证图书清查工作顺利进行.
【关键词】图书资产清查；项目管理；项目计划 ；项目质量控制
一、项目背景
高校图书资产是高校国有资产的重要组成部分,为了落实清查工作的开展,进一步规范馆内图书资源的管理,使图书资料的信息能及时更新,我馆启动了本年度的图书资料清查工作.图书资产清查与动态管理是一项浩大的工程,通过引入科学的项目管理方法以适应资产清查工作的需要,是十分迫切的.
二、项目实施方案
（一）项目目标.图书资产清查项目目标是按质按量完成对全校三个校区图书馆的所有书刊进行数据库建设和资产清查工作,完成图书资料资产的账实核对工作.
（二）总进度计划.项目部根据现场条件、工作效率和开闭馆时间等情况,进行深入分析研究,编制出清查项目总进度计划：启动阶段,主要确定清查工作方案,构建项目组；部门自查阶段,各部门根据已有账目进行自查；实地核查阶段,各校区同时启动清查工作,采集图书数据信息；数据整理阶段,技术部将采集回来的数据进行分析汇总；最后由项目组负责撰写清查报告,对清查结果进行汇总.
（三）项目组织机构.项目组以馆领导为核心,由各部门主任、技术部、采编部和流通阅览部人员及学生助管构成.馆长从图书馆内部进行人员调动,抽取合适的人员组成该项目的管理班子,然后再从各部门抽调合适的人员参与资产清查工作.所有项目组织成员在图书资产清查工作进行期间,听从项目管理人员的安排,不随意调动,清查工作完成后,回到原来的工作岗位.
（四）清查项目实施流程.参与清查的人员分区域对馆内图书进行清查.通过条码采集器,扫描图书条码信息,再通过移动终端上传采集的数据,把数据返回至技术部,由技术部的同事在后台对数据进行分析比对,并对数据进行汇总.通过将现场扫描所得数据与系图书馆原有的资产数据进行比对,将有图书无数据的图书财产号进行汇总,交项目管理组进行处理；将有数据无图书的图书财产号进行剔丢处理,更新数据库的信息；所有的图书扫描完后,细化、分析出现这些问题图书的原因；完善图书资产账.
三、现场控制措施
（一）信息管理措施.三校区馆纸质图书共计400多万册,存放分散,造成了较大清点困难.本次清查通过与技术部合作,采用与无线射频技术相匹配的电子标签,通过使用条码采集器对图书资产进行资产清点.在已构建的找本书微图书馆数据库基础上对清查数据进行批量处理,实现资产清查的网络化发展.
（二）组织管理措施.在不影响服务读者借还书的前提下,项目组决定先进行样本库与提存书库、教材库的清查,利用暑假闭馆期间对人文、自然科学书库进行清查.对所有参加清查的人员进行技术培训,制定严格的工作规范.对清查现场采集的图书资料数据进行及时上传,并与原有的资产数据进行核对,核查结果以现场采集的数据为准,及时修改错误的数据.对于无法进行核查的问题图书,做好标识,待处理后重新入库.加强对图书清查现场的工作巡视,保证清查项目顺利进行.
（三）协调沟通措施.在清查项目进行的过程中,项目指导组成员与各校区馆负责人保持密切的联系,技术人员随时到书库帮助解决处理清查工作中遇到的技术难题.根据清查工作进展情况遇到的具体问题,项目组及时召开会议讨论,商量应对措施.通过现场及时沟通,确保资产清查在统一技术标准的基础上按既定的进度进行.
四、图书资料清查质量控制
为了提高清查工作质量,在项目实施的过程中,要对清查过程各个环节进行全过程的质量控制.采取因果分析的方法,对影响清查结果的因素进行分析,找出导致清查结果不合格的原因：参与清查的人员是主要因素,如果参与的人员思想上不够重视,或者工作经验不足,会导致清查的进度缓慢,清查数据不够准确；在图书清查的过程中如果不按照既定的流程执行,现场缺乏规范管理,会影响整个项目的进度.加强对清查过程各环节的管理,注意安排清查的顺序,注意及时更新图书典藏信息,设立问题图书处理小组以处理突发情况,加强校区之间的沟通与协调,可有效提高工作质量.
五、结论
本文以图书资料清查项目为背景,展开系列研究：针对项目进度管理、质量控制中出现或可能出现的问题,提出了相应的切实可行的解决措施.项目管理方法的运用,加强了项目的计划性和科学性,提高了清查的工作效率.文/山东职业学院 陈昭
【摘 要】随着社会生产力和经济的快速发展,科学技术的应用得到较大进步,高校图书馆的服务逐步转向信息化管理模式.从传统借阅到现在的信息服务模式,为了满足更多人群的需要,图书馆的服务方式更加注重环境的改变和用户的人文需求,而基于客户需求的现代图书馆的知识服务的建设,将会为新一代的高校学生和教师提供更大的便捷,促进高校图书馆的建设.因此,本文针对现今高校图书馆知识服务管理进行研究,试图为之提供行之有效的建议.
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