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档案收管用管理实践以长安大学为例

【摘要】档案的“收、管、用”是档案工作的三大环节,缺一不可.长安大学在档案工作中将“收管用”看作有机整体,创新档案管理制度,促进学校档案事业的发展,对高校档案工作研究具有一定的借鉴意义.【关键词】高校档案；规范化体系；创新

一、发展背景2014年,、国务院印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,从国家层面的高度上指出建立档案的“资源”“利用”“安全”三大体系；在档案资源的利用上提出“为广大人民群众服务”和“促进资源共享”之要义,要求“真正建立起方便人民群众的档案利用体系”.早在2008年,教育部印发的《高等学校档案管理办法》明确了高校档案工作对高等教育的重要作用.因此,高校的档案工作不仅担负着促进高校发展改革的战略任务,也肩负着档案事业与民生发展的重任.近年来,长安大学在学术委员会制度、重点学科建设及学科评估制度等重点领域开展工作,档案馆作为留存和管理学校发展记录的内部机构,在新的历史时期的大背景下,必须加强制度建设,创新档案管理模式,以紧跟学校的发展规划和要求.

二、体系目标

高校档案工作,离不开“收、管、用”三大环节.“收”是档案工作的基础,要求范围全面,类别完备,文件完整,特别是学校的重要事件和改革历程、校友的信息和学籍等,都需要扎实做好收集工作；“管”是档案工作的关键,要求把收集上来的档案按一定的规章和规范整理、鉴定、编目、保管,使之分类有序；“用”是档案工作的最终目的,是档案工作的价值体现.“收、管、用”三大要素任何一个环节都不可忽视,其各自的功能和彼此之间的有机联系使其成为密不可分的有机整体.因此,档案工作的创新实践,需要通过整体的把控将“收、管、用”进行规范化的体系管理,这也就是长安大学档案工作创新实践探索的体系目标.

所谓规范化管理体系,指的是针对档案管理的日常性、重复性、规律性的工作环节,通过制定相关规章、制度,建立并完善涵盖档案收集、管理、利用整个流程的管理体系,在档案工作实践中形成标准化、专业化、精细化的工作方式,获得最佳档案管理秩序和效益.

三、具体举措

（一）建立完善的立卷归档收集和考评体系.建立了主管校长—校长办公室（档案馆）—学院（部）、处（室）、所、中心的档案工作管理网络体系,各类文件材料的立卷归档实现了计算机管理.制定操作层面的相关制度,规范档案归档流程,如:《长安大学档案实体分类及保管号编制方案》《长安大学全宗卷整理规范》等.定期发布相关归档方面有关事项的通知,如《关于收集、移交荣誉档案的通知》《关于院、部（系）毕业生照片档案收集与归档相关事项的通知》等.建立健全考评制度,制定《长安大学归档单位工作职责及考核办法》和《长安大学立卷归档工作考评标准》,每年对各单位的立卷归档工作及文书立卷人员进行考评,按时监督、检查和安排归档工作.对归档工作中存在突出问题的单位通过OA系统下达整改通知书,督促其限期整改.

（二）档案管理与利用创新.坚持以人为本,全面调动和激发馆员的积极性、主动性和创造性,保证更好地完成各项工作任务.在具体工作方面,把目标管理规范贯穿于各项管理工作之中,做到有目标、有计划、有安排、有总结.在档案服务上,树立“依法治档”和“优质服务”理念.定时更新档案馆网页、公示服务规范,把电话服务、传真服务、电子邮件服务、服务、微信服务等形式纳入档案服务中,全面满足来馆利用者的需要.充分发挥档案馆网站作用,把校史展示、学位照下载、归档指导、档案查询等功能有机结合.同时,塑造档案馆“文化形象”：一方面把特色馆藏建设和网页建设作为“文化形象”的重要内容；另一方面打造《长安大学年鉴》《基本资料公报》《校友录》等文化形象品牌.

四、实际效果

档案馆工作人员牢固树立了档案服务意识,服务能力显著提高,形成了讲素质、讲绩效、讲贡献的良好馆风与工作作风.在档案管理制度体系建设方面,形成规范化操作流程,档案管理整体质量明显提高.在档案资源开发利用方面,档案资源开发成效显著,每年累计形成约100万字的档案编研资料,成为塑造档案馆“文化形象”的新增长点.

五、经验规律

（一）档案制度建设是档案规范化管理的基石.只有通过相关制度、标准约束才能使档案管理的各个环节可控、有序,继而逐步实现规范化、专业化和精细化的工作方式和管理模式.（二）档案资源持续性开发是档案管理的重要方式.对档案资源质量的优化和提升,全方位、多方面开发馆藏档案资源是发挥档案信息整体优势的关键.

（三）提升档案服务能力是档案管理的目标.需要拓展服务方式、丰富服务渠道,从而通过档案利用充分发挥档案价值,提升档案馆的影响力.

经过不断的发展和实践,长安大学的档案工作取得了一定的成绩,但是,随着大数据时代的到来和档案信息化的技术发展,档案工作仍然需要与时俱进,不断地进行管理制度和模式的创新,振兴学校档案事业,全面助推学校发展.

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