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我国档案管理网站信息公开优化

【摘要】通过对我国档案网站信息公开现状调查研究发现,目前我国档案网站自创建以来,如雨后春笋,破土而出.虽然数量可观,但是质量却不过关,大部分网站建设资源相对比较薄弱.而我国档案网站信息公开的改进对策可以借鉴国外的经验,取其精华,扬长避短,进而使档案网站能更好地为大众服务.

【关键词】档案管理；网站建设；信息公开

一、完善档案网站信息公开制度建设

面对档案信息公开制度出现的问题,首先应加强我国档案信息公开制度法律条文的完善.目前,美国、日本等国家颁布了《信息自由法》或者是《信息公开法》.其中美国的《信息自由法》最为全面,最为典型.《信息自由法》本着“公开是原则,不公开是例外”的宗旨,从而限定政府不能任性而为,不能滥用自己决定公开信息与否的权利.其次是要拓宽档案信息公开的渠道,不仅仅是为档案馆、政府机关开设网站,同时要将机关档案室的相关档案进行公开,只要本着不损害国家利益、符合我国《档案法》规定的内容,就应该面向大众进行公开利用,让静止的档案通过流动的方式,为广大人民所利用.最后,要放宽档案封存的年限.就目前来看,有50%的档案都可以提前解除封存,30年对档案来说封存时期过长,可以缩短到15年左右,充分将档案物尽其用,以免耽误了最佳利用时间.

二、丰富档案网站信息公开内容

（一）丰富信息容量.我国档案网站公布内容方面还有很长的路要走,除了在目前情况下完善各个模块并增加数据库的内容之外,要尤其关注民生档案的完善.在我国,户籍、族谱、死亡信息等都属于民生档案,所以首先,我国要进一步完善民生档案,其次,要完善特色档案.我国档案网站信息公开将特色服务部分忽略了,所谓的特色服务就是展示一些特色的馆藏,基于档案馆所在的地理优势,选取一定的有突出效果的特色资源,能够提高档案的利用率.这个部分在我国还是一个弱项,未能得到关注,只有个别网站比如北京档案网、浙江档案网等还可以,所以要加强开展特色馆藏展示服务,提高档案的利用率,吸引更多的人来利用档案网站查找信息.最后,人文风情、政府档案一定要紧跟着档案馆更新速度,要将现有的档案信息逐步完善,那些只有空壳没有具体内容的网站要抓紧完善,将缺少的部分补起来.

（二）加快信息更新速度.档案网站信息更新太慢会造成内容的缺失,很多报道都是一年甚至好几年前的,有敷衍了事的嫌疑,相关档案机关要做好审查工作,每隔一段时间审查档案网站是否更新了内容,是否将档案网站的信息与现实中档案局下达的指示同步.这一点国外网站在维护上十分及时.比如澳大利亚档案网站几乎每天都更新,主页更新速度很快,在每一条更新的信息后面都标上“new”的字样,方便用户一眼看到最新的信息.所以应该加快档案网站信息公开的更新速度,缩短更新的周期.确保档案网站信息公开的内容丰富并且利于大众的需求,更好地为信息化社会服务.

三、完善档案网站信息公开服务

通过调查发现,国外档案网站在信息公开服务上要强于我国.在浏览国外档案网站的时候,能够快速地获得需要的信息.通过对比发现,要改善我国档案网站信息公开的现状需要做到以下几点：

（一）提高档案网站信息公开查询的效率.首先,要想提高档案网站的效率,就要先告知大众通过哪些方式可以查找到有效的信息,先把基础服务做好,不管是去档案馆查找还是在网站上进行查找.然后就是要完善档案网站的检索服务系统,加强检索功能.完善模糊检索功能,不能出现什么都检索不到的现象.对于只有目录检索而没有全文检索的现象,要进行改变.如果觉得有些资料比较敏感,可以效仿澳大利亚档案馆,将用户分为两类,一类为普通的客户,一类为研究人员.普通的客户只能够查找到一般的档案资料,不能阅读到全文,研究人员可以阅读全文,需要进行研究的人员可以向档案网站发送邮件进行申请.

（二）增加档案网站与公众的互动.档案网站的主要任务就是要方便公众获取信息,而有的网站在留言板或者是咨询处要先注册或者是登录,这个是完全没有必要的.另外,公众在留言板留下信息之后,要快速的进行处理.通过对武汉档案网站的留言板留言调查发现,档案网站在一周以内都无法进行回复,档案网站要规范回复留言的期限.关于回复的内容,不能草草了事,要真正起到解决问题的作用.同时要增加与其他各种类型网站的链接,方便用户进行其他网站的浏览,剔除无效的链接,完善网站的建设.最后,要创建更多的与档案网站进行交流沟通的方式.就我国目前的基本情况来看,档案网站与公众沟通只能通过留言板这些比较基本的方式,或者是发送电子邮件、在、微信各种交流工具大行其道的今天,档案网站完全有必要开辟自己的社交网络平台,与公众及时沟通,也是一个改善档案网站信息公开现状的好方法.

【参考文献】

[1] 周玉霞. 档案管理监督责任机制研究[ J ] . 兰台世界,2012(9):30-33.

[2]高颖亚.我国档案利用与档案利用政策法规研究[D].安徽大学,2008.

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