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信息化时代机关档案管理困境的突破和抉择
赵文玉 陕西省汉中市环境卫生管理处
摘 要：随着我国信息技术的飞速提升,信息化管理已经被各行各业广泛应用,并成为今后管理工作的主流趋势.利用信息化管理技术是提升机关档案管理水平的重要举措,并达到提升机关档案管理自动化发展速度与管理效率的目的.而在目前的信息化机关档案管理过程中还面临着诸多困境,只有寻找到突破思路才能全方位提升信息化管理建设的整体质量.综上所述,本文将对信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择展开简单的分析,探讨发展思路,以期提升我国机关档案信息化管理水平.
关键词：信息化时代 机关档案管理 困境 突破思路
前言：网络信息化管理是顺应当下时代潮流的主要趋势,尤其对于机关档案管理工作来说,需要管理的档案文件数量巨大,依靠单纯的人工管理不仅会造成档案的遗漏,而且不方便查询.利用信息化管理技术不仅可以提升档案管理的工作效率,同时还能保证机关档案的完整性、实时性,提升机关单位为社会服务的效率.
一、信息技术为机关档案管理发展搭建了更高的发展平台
机关档案管理信息化即通过电子媒介实现对档案的存储、保管、查阅、传输和备份,不断提高低碳环保无纸化办公程度,提高工作效率.相比于传统模式,利用信息技术可以将数量庞大、复杂的机关纸质档案转变为电子信息,通过计算机进行精细化分类、归档,并对档案进行科学化管理.机关档案信息化,不仅节省了保管纸质档案占地空间和成本,而且更方便分类管理、查询和阅读.同时,机关档案管理信息化方式还节省了大量纸张,不仅避免浪费,还有利于环境保护,支持了生态文明建设.与传统管理模式相比,信息技术为机关档案管理搭建了更高的发展平台,使传统档案管理模式发生了革命性变革,管理水平产生了质的飞跃.
二、信息化时代机关档案管理所面临困境
1.对档案信息化管理趋势认识不到位
进入信息化时代的今天,电子档案已成为机关档案的重要组成部分.及时对档案信息进行挖掘和整合,为决策者提供决策依据,发挥档案信息的经济效益和社会效益是当前机关档案管理面临的新课题.但在目前,普遍存在对档案信息化趋势认识不到位等问题.有的单位领导对档案管理工作重视不够,对培养档案管理人员的综合能力不及时,使档案管理配套设施、经费、人员无法得到有效保障,阻碍了机关档案信息化建设的发展.
2.对信息技术应用技能掌握不够
信息化时代,档案管理理论和体系等方面都发生了一系列变化,具体表现在档案数量更加庞大,内容涵盖范围更加广泛,安全保密系统和档案服务系统要求更加严密等方面.客观上要求档案管理人员不仅要按传统方式做好档案收集、整理、归档,还应当对机关档案按大数据的要求进行分类、数字化转换、传输和存储,建立健全电子档案管理体系.档案管理人员不仅要熟练操作计算机,还应当熟练应用相关软件.由于许多机关单位档案管理人员不同程度地存在知识老化,长期拘泥于对纸质档案的固定管理模式,对新技术、新要求、新技能学习和应用不够.还有的没经过相关的专业培训,对档案管理缺乏耐心和敬业精神等等.这些问题的存在,成为推进机关档案信息化建设的障碍.
3.软硬件设施不配套
档案信息化管理的重要环节是实现档案数字化、云储存和云服务.这就要求国家与地方政府间必须建立统一的云系统,通过光纤实现国家与地方各级云档案管理服务器的连接.相应构建地方各级档案管理机构与同级部门、单位之间服务器的连接,同步实现档案数据的存储与备份.但是,目前这个系统尚未建立,地方政府档案管理部门和机关单位的档案数字化程度较低,网络安全防护手段也达不到要求等等.
三、信息化时代机关档案管理突破困境思路
1.以服务类型与业务项目为基础,构建完善的档案制度
构建健全有效的制度是实现信息化时代机关档案管理规范化的重要前提.在机关档案信息化建设过程中,要遵循我国现行法律法规对机关部门现行的档案管理规定进行完善和提升.严格电子档案查询、存储、传输等制度,提高机关档案管理制度规范程度；严格国家网络信息保密相关法律法规等规定,对档案管理各个部门的计算机设备、互联网、数据硬盘等档案载体进行严格监控,做到物理隔绝.定期对相关数据在脱机模式下进行审查、核实、检验,采取设置防火墙、验证等措施,提升机关档案信息数据库的安全性和保密程度.
2.逐步建立机关档案电子信息数据库,为最终实现档案信息联网奠定基础
档案信息化是档案管理的重要组成部分,是纸质档案保存和利用的重要辅助手段,也是档案建设和发展的必然趋势.要做好机关档案信息化管理工作,首先要在全面开展纸质和电子发文的基础上,对纸质档案、照片、视频资料等同步进行数字化转换工作,并针对不同电子档案进行类型划分,实现档案信息数字化保存,建成档案数据库.在此基础上,在保密法许可范围内,构建党政机关部门内设机构对自产文件档案的共享平台,以及部门之间、部门与同级档案专职管理机关档案信息上传共享平台,分层分级实现信息共享；其次,实现档案大数据的云储存.国家应当开发和建立国家级档案云系统,并与地方政府逐级建立的云系统通过网络光纤连接,实现档案馆档案数据的传输、存储与备份.
3.建立机关电子档案开放查询系统,不断提高档案工作服务社会水平
档案利用的主要目的就是固定真相、便捷查询、服务社会.应当淡化传统的封闭观念,建成和运用机关档案信息管理系统,逐步开放非涉密机关档案,最大程度服务社会公众,提升档案利用价值；不断加强对用户查询用途的分析,在确保信息安全的前提下,制定符合用户需求的档案管理服务措施,提升用户的满意度和服务效率,拓展档案管理发展空间；加强各级各部门档案信息的纵向和横向联接,实现资源共享,丰富查询内容,提升档案信息查询的便捷性；不断做好智能化检索设计工作,将机关单位不同档案分类化管理,缩短检索时间,提升用户检索效率.通过不断改进的档案服务和利用措施,使机关档案更好地服务于社会公众,提升政府形象,促进机关档案管理信息化管理的进一步发展.
结语：网络信息时代为人们的日常生活带来了巨大便利,各行各业也开始利用这一新兴技术提升自身的管理水平.构建信息化机关档案管理模式,可以有效突破传统机关档案管理工作的各种困境,应将信息化机关档案管理工作放在战略高度上来执行,才能有效提升机关档案管理的工作效率,以加强政府机关部门的综合职能.另一方面,利用信息化技术虽然为机关档案管理提供了巨大便利,但在利用网络信息技术的过程中,还要提升防范意识,要避免因网络安全问题造成的档案露,这便需要技术人员将机关档案信息管理系统不断升级、维护,以加强系统整体的安全性、可靠性.相信在机关部门全体工作人员的努力下,信息化机关档案管理系统可以更加完善,从而提升机关档案管理的工作效率.
参考文献
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档案管理论文范文结:
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1、档案管理论文
6、医学教育管理杂志