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新时期人事档案管理信息化建设的分析

赵桂光

（海阳市人力资源和社会保障局,山东

海阳

265100）

摘要：信息技术在各个领域都有广泛的应用,信息资源对于企业的发展具有重要的意义.在新时期,加强对人事档案管理的信息化建设,有利于提高人事档案信息的共享性,使人事档案信息的查询更加方便,还能将更多的人事档案资源开发并利用起来,为企业的发展创造条件.本文对人事档案管理信息化建设的作用进行分析,并就新时期提高人事档案管理信息化建设的途径进行探讨.

关键词：人事档案管理信息化建设策略

中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1003-9082（2018）04-0052-01

一、人事档案管理信息化建设的作用

1.有利于提高人事档案信息资源的共享性

在新时期,信息资源已经成为企业间相互竞争的重要战略资源.而企业的发展离不开人力资源,人力资源管理工作的重要内容之一就是对企业员工的档案进行管理.对人事档案管理进行信息化建设,能够帮助企业更加全面的了解每一位员工,将人才的价值充分的挖掘并发挥出来,并提高这些资源的共享性,从而推动社会主义现代化建设.比如,将人事档案统一储存在信息化管理平台上,与其是一些可以公开的人事信息,可公开发布在平台上,让每位员工都能通过平台看到.而企业的管理人员可以从平台上看到每位员工的,有利于其发现每位员工的优势,为其安排更加合适的岗位,使其在该岗位上创造出更多的价值.

2.有利于更加方便的查询人事档案信息

在以往的人事档案管理工作中,当需要查询某员工的信息时,会花费比较多的时间才能查阅到相关的档案.而通过信息化的手段对人事档案进行管理,利用计算机对档案信息进行集成处理,可提高数据处理的实效性,还能缩短查阅时间,使查阅流程得到简化.因此,通过实现人事档案信息的数字化、电子化等,可使人事档案信息的查询工作更加便捷.与传统的纸质档案管理方式相比,信息化管理方式更加有效,还能将档案的价值更好的发挥出来.比如,将员工档案整理成电子档案,通过信息化管理平台对电子档案进行管理.当某个部门的管理人员在获取权限后,想要查询某位员工的,就可以直接在管理平台上输入关键词查询,且查询到的信息也比较准确.

3.有利于提高档案资源的开发和利用效率

利用计算机对人事档案进行管理,可以提高人事档案资源的利用率,还能使人力资源管理人员开发出更多有用的资源.人事档案是人力资源管理的基础,也是实施人力资源管理工作的依据.加强对人事档案管理的信息化建设,可以实现人事档案资源的高度集成.而提高资源的集成度,能够使人事档案管理工作更好的适应新时期的发展要求,使企业更好的适应社会的发展,从而推动我国的经济发展.所以,在企业人力资源管理中的人事档案管理工作中,要注意提高其信息化水平,将人事档案资源的价值充分的开发出来.

二、新时期人事档案管理信息化建设的途径

1.加强人事档案管理的基础建设

为提高人事档案管理的信息化水平,首先应做好其基础建设工作, 为人事档案管理工作创造有利的条件.比如,建立信息化的人事档案管理平台,将人事档案的电子档案保存在平台中.而在建设平台的时候, 要制定严格的标准,并引进相应的信息化设备.而在对纸质档案进行管理时,应控制好库房的温度和湿度,并将所有的档案转化为电子档案用以备份.加强对网络中心机房、服务器的管理,建立起电子档案库房, 引进相应的防静电设备和防磁设施,以提升人事档案管理的技术水平, 使人事档案资源的安全性得到保障.在对档案进行管理时,要先对库房划分区域,并将档案分类,保存在相应的区域内,使人事档案管理更加规范化.

2.提高档案管理人员专业水平

要提高人事档案管理的信息化水平,应注意提升档案管理人员的专业素质,使其能够利用专业知识对人事档案实施管理,并在管理过程中将人事档案资源的价值开发出来,为企业的发展做出贡献.比如,企业应该为人事档案管理人员提供专业、系统的培训,使其能够学习到最新的档案管理知识,并能将信息技术、计算机技术等运用到人事档案管理工作中.通过对网络化管理技术的运用,提高新使其人事档案管理工作的效率,为企业的长远发展奠定基础.同时,在培训过程中要让管理人员熟悉与人事档案有关的法律法规,以增强其责任心,使其能够自觉的遵守相关规定.由于档案管理人员在人事档案管理工作中占据着重要地位,因此,需要培养他们高度的敬业精神,以及较强的责任意识和事业心,才能在档案管理技术得到合理运用的基础上,实现档案信息资源的有效开发,最终提升人事档案管理信息化水平.

3.加强对信息化网络安全的管理

在人事档案管理信息化建设过程中,应加强对信息化网络的安全管理,以确保人事档案信息的安全性,保障企业员工的隐私安全.所以, 企业应该采取相关的措施,对信息化网络进行保护.比如,在共享网络设备中配备相关的监测系统,对网络数据流实施动态的监管,并对其进行全面的分析和统计.如果存在安全隐患,可以及时发现并消除隐患, 从而保障人事档案信息的安全性.同时,要引进切实有效的安保措施, 尤其是对于一些具有密级的资料信息,应先对其作出科学的界定,并设置权限.只有获得权限的人员才能够查阅其中的信息,而权限的设置可以通过、身份验证等方式进行.对于重要的人事档案信息,需要将其备份,以免其中的数据遭到破坏或丢失而影响到档案的安全性和完整性.此外,科学合理的采用防火墙技术,对访问控制进行强化,并加强对信息化管理系统运行过程的动态管理,适时的对其进行维护,也是对信息化网络进行安全保护的重要手段.

结束语

综上所述,在经济全球化发展的新时期,注重人事档案管理信息化建设,需要加强人事档案管理的基础建设、提高档案管理人员专业水平,并加强对信息化网络安全的管理,才能为人事档案管理工作创造有利的条件,从而提高其管理水平.同时,提高人事档案管理信息化水平,有利于档案资源的开发和利用,从而发挥人才的最大价值,促进企业的发展.

参考文献

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