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就业视角下高校学生档案管理工作的和实践

【摘要】在当前日益严峻的高校毕业生就业工作形势下,高校毕业生的档案管理工作显得愈发重要.档案是高校学生在校学习期间相关记录的重要载体,见证了大学生的成长发展过程,当学生毕业进入社会以后,档案更是企事业单位了解学生情况的主要凭据,其对于高校毕业生的重要性不言而喻.本文从就业视角出发,以浙江越秀外国语学院加强学生档案管理工作实际为例,旨在探究如何创新高校档案管理工作,进一步提高档案管理工作水平.

【关键词】高校；就业；档案管理；工作创新

浙江越秀外国语学院历来十分重视学生档案管理工作,出台了《浙江越秀外国语学院学生档案管理规章制度》等一系列政策文件,对学生档案的各项管理工作作出了具体规定,要求各毕业班班主任、辅导员要重视档案管理工作,尤其要加强毕业生的档案管理,做好与企事业单位的档案移交工作.但随着我校毕业生数量的大幅增多,学校档案管理工作存在着就业服务机制不健全、档案管理方式落后、档案管理信息化程度低、就业服务意识缺乏等问题,制约了学校档案管理服务毕业生的实际效果.因此,有必要通过创新档案管理的方式方法,提高学校档案管理工作的科学性、有效性.

一、健全就业服务档案管理工作机制

在学校档案管理工作中,存在着就业服务不健全的问题,主要表现在：1.档案管理制度不规范.制度上的不规范导致学校档案管理工作开展存在较多漏洞,影响到毕业生档案信息的收集、整理、分类、归档等工作.2.档案服务人员整体素质较低.我校毕业生档案工作由学生会成员,他们对档案管理工作没有清晰的认识,更不懂档案管理工作的基本流程,导致毕业生档案管理工作流于形式.3.档案信息不全面.学校专职档案管理人员较少,在校期间只记录学生的重大情况,如获奖或违纪,对于较小的事件没有记录,导致毕业生档案存在信息不健全的状况.

基于以上问题,在以就业为导向的档案管理工作机制中,首先,要健全就业服务档案管理工作机制.以《浙江越秀外国语学院学生档案管理规章制度》为依据,建立严格的档案管理制度,对档案管理的工作流程、工作内容、人事管理、保密安全等工作作出具体规定.落实工作责任制度,要求每项工作都由专人负责,做好档案管理工作记录.其次,要依托学校资源,建立高素质的档案管理队伍.高素质的档案管理人员是档案管理工作有效开展的重要前提和保障,在选用人员时不仅要了解其是否有档案管理的基本知识与业务能力,还要看其是否有服务学生档案管理工作的道德素质.最后,要加强学生档案尤其是毕业生档案的信息记录工作.各二级学院学工办要定期记录学生信息,将学生的获奖、违纪、道德、行为等方面的信息及时记录到档案上.在填写档案时要禁止学生互填档案,而要由二级学院档案管理人员做好相关信息的记录,保证档案信息的客观真实.此外,学生档案中应增加一项“个人信用记录”的内容,用于记录学生的个人信用情况.这有助于契合现代信用社会体系建设,使毕业生档案更能满足用人单位的现实需要.

二、增强管理队伍的档案意识

（一）增强档案管理人员的服务意识.首先,学校领导层要重视新形势下档案管理工作的重要性,转变档案管理意识,增强档案管理工作的服务功能.学校领导要经常关注就业服务背景下的档案管理工作,在资金和人力投入方面给予大力支持,推动学校档案管理的创新发展、持续发展；要参与到学校档案管理制度的制定和执行中,使档案管理制度发挥出应有的规范与监督作用.其次,要增强档案管理人员的服务意识,树立主动为毕业生服务的意识,做好档案管理的人性化服务,比如借助微信、等社交软件建立群组,将毕业生集中到该群组,借助信息化工具,及时向毕业生传递学校的档案管理工作信息,在群组中解答毕业生在档案管理方面的疑惑.最后,要按照学校的规章制度,自觉做好毕业生档案管理的各项工作,提高服务质量与水平,增强档案信息的收集、整理、分类、归档、安全保密等方面的功能.

（二）增强学生的档案意识.针对部分学生不重视档案管理工作的问题,毕业班班主任要采取措施增强学生的档案意识.学校招生就业办公室要通过设立展牌、分发宣传册等多种途径,加强对学生档案管理工作的宣传引导,向学生介绍档案管理工作的流程,及毕业档案涉及学生切身利益的内容.要组织毕业生定期召开档案信息讲座,让广大毕业生深入了解档案与自身未来发展的密切关系,让毕业生了解档案的作用及如何保管好档案等方面的知识,增强毕业生的档案意识.要依托学生会、社团组织,向在校各年级学生介绍档案工作的内容,让学生了解档案信息记录的重要性,树立自觉关注档案工作的意识,将可以入档保存的信息记录下来,二级学院档案员要及时记录学生的相关信息.

三、结语

随着高校档案管理工作的创新发展,从就业视角下看高校的档案管理工作,必须要改变高校档案管理人员的管理方式,在工作中树立主动服务的意识,为毕业生提供人性化的档案管理工作.通过多种形式的宣传教育引导,让毕业生了解档案政策,知晓如何处理档案,掌握档案的保管和移交等知识.

【参考文献】

[1]黄波.就业视角下高校学生档案管理与数字化创新[J].宁波职业技术学院学报2017(12):25.

[2]陈晓华.以就业为导向的高校学生档案管理方法优化探究[J].考试周刊,2014(72):169.

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