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企业集中采购的特征与在实际工作中的弊端
王薇
(云南铜业股份有限公司冶炼加工总厂法律部,云南昆明650000)
[摘 要]集中采购有利于提高采购效率、降低采购成本、规范采购行为等显著优点,但企业在实际操作中也存在增加审批环节、难以满足部分采购项目在时间方面的个性化需求,协调对接工作量大、容易造成推诿责任等管理难题,如何根据采购需求,区别进行,分类实施,充分发挥集中采购的优势,尽量减小弊端带来的不利影响,确保采购和项目的顺利实施,是企业集中采购管理需要的难题.
[关键词]企业管理；集中采购；采购管理
[DOI]1013939/jcnkizgsc201709179
1集中采购的特征
为整合企业采购资源,降低采购成本、提高采购效率、规范采购行为,大型企业多采用成立集中采购中心,统一管理和实施企业采购工作.企业集中采购具有有利于发挥规模采购优惠、有利于规范采购行为、有利于优化供应链管理、有利于推进采购标准化和信息化、有利于提高货物和服务质量等显著优点,集中采购的特征如下.
11集中采购的组织特征
集中采购是将不同采购主体的工程、货物或服务集中归并于统一时间、地点、流程、规则进行招标采购.因此,加强采购需求使用主体与采购组织实施主体的协同配合,建立集中统一、专业高效、层级分明的集中招标采购组织体系是保证集中招标采购成功的组织基础.
12集中采购的需求特征
适应集中采购范围的是技术标准统一的通用货物或服务.凡是有特殊个性需求、未形成统一技术标准的货物,或规模较小的零星项目,难以分类归并集中实施招标采购,因此,掌握集中采购需求特征,加强需求计划管理至关重要.
13集中采购的程序特征
集中采购涉及采购项目单位多、流程长、环节多,采购规范程度高.招标文件审定、分标分包规则、评标办法和评标组织等程序事项与单一项目招标相比,既有每次招标采购之间的简单重复性,又有一次招标采购内的多种需求和管控的复杂性.
14集中招标采购的价值目标特征
集中招标采购既具有社会影响大、法律与廉政风险大,采购的公共性、透明度、规范性要求高,又可以发挥规模优势、提高采购效益、降低采购成本,有利于实现企业集约化发展的价值目标.与单个项目分散招标采购相比,集中招标采购需要平衡各个价值目标的综合难度比较大.
2集中采购中的主要问题
鉴于集中采购的以上特征,在企业实际操作中存在一些难以规避的问题,影响实际采购效率,主要表现如下：
(1)增加采购审批环节,降低采购效率.企业为实施集中采购,需要成立独立的集中采购中心对采购工作进行统一管理,这样在采购需求人和招标代理公司之间就增加一个管理单位,即企业集中采购中心.该集中采购中心的主要职责一般如下：负责依据国家招投标法律法规和企业有关规定,制定采购管理的制度、标准和相关规范性文件；负责组织编制和审核企业采购计划；负责组织审核采购方案和招标文件.
鉴于企业集中采购中心的职能,在进行采购立项审批流程时,需要增加集中采购中心审批环节.如：某企业在实施集中采购前的采购立项审批流程为：采购需求人—招标代理公司,在实施集中采购后的采购立项审批流程为：采购需求人—集中采购中心—招标代理公司.以某企业为例：根据集中采购实施一年来的数据统计,由于审批环节的增加,造成平均每个采购项目的采购时间增加10个工作日.审批环节的增加拉长了采购时间,一定程度上降低采购效率.
(2)集中采购按批次组织实施,时间相对固化,难以满足部分采购项目在时间方面的个性化需求.为提高效率,降低采购成本,企业集中采购一般按批次进行,如：每月原则上组织两批次集中采购,每月的第一、三周集中审查招标文件；第二、四周集中开评标.如果在一个批次集中采购前无法完成采购立项审批,或采购需求人未完成招标文件的初步编制和内审,将错过本批次采购,只能推迟至下个批次实施,这样以来评标、定标、合同签订及供货时间都将全部向后推迟,影响项目实施进度.以某企业为例：根据集中采购实施一年来的数据统计,由于批次集中采购的实施,造成约40%的标段采购时间向后推迟,给后期合同签订后的工期带来压力.因此,集中采购难以满足部分采购项目在时间方面的个性化需求,不适用于有特殊需求的采购项目.
(3)集中采购过程较长,成本较高,不适用价值低、数量小的采购项目.集中采购实施过程中,集中采购中心在组织招标文件评审阶段和评标阶段均需要将采购需求人集中到同一地点进行招标文件评审和参与评标工作,如双方无法就招标文件关键条件达成一致,还需要进一步沟通和协调,往往这一过程占据整个采购时间的1/3.另外,集中采购中心一般位于企业的总部,在采购招标文件评审和评标阶段需要将招标需求人集中到企业总部,增加企业管理成本.以某企业为例：根据集中采购实施一年来的数据统计,由于集中采购的实施,因招标文件评审导致平均每个采购项目的采购时间增加12个工作日,因集中评审招标文件和评标,导致每个采购项目增加差旅等管理费用24万元.对于需求时间紧迫、价值低、数量小的采购项目,不经济,且效率较低.
(4)由于集中采购实施单位与采购需求人各自关注角度不同,双方协调对接工作量较大.在企业集中采购模式下,采购需求人根据项目实际需求编制招标文件初稿,上报集中采购中心,集中采购中心组织招标代理公司和采购需求人进行讨论审查.采购需求人根据采购项目的重点、难点及实际需求,会提出一些个性化需求；而集中采购中心为实现批量处理、提高效率、满足合规性要求,规避风险,会对招标文件的投标人资格、技术要求及评标办法等提出修改意见.如：为避免限制投标人,降低投标人资格；再如：为防止评标专家与投标人串通评标,避免评标的主观性,尽量不采用综合评标法,或提高综合评标法中投标报价的评分比重.因各自所处角度不同,双方很难在短时间内达成一致,往往需要多次沟通,有时还需要更高一级别的管理层协调,而在这一过程中由于采购需求人希望能够尽快完成快采购工作,保证项目顺利实施,往往最终会妥协,无奈接受集中采购中心的意见,这将为以后的合同执行困难埋下伏笔.这一过程中,双方对接工作量很大,耗时较长,严重影响采购效率.以某企业为例：根据集中采购实施一年来的数据统计,进行一次以上的招标文件评审采购项目占总采购项目的35%.
(5)集中采购实施单位与采购需求人的管理责任关系较难界定,容易造成责任推诿.鉴于集中采购存在本文第四条所述情形,进入评标阶段后,资质较低(虽能满足采购项目最低资质要求)的投标人往往以报价较低而中标,在合同执行过程中,中标人可能因为管理能力和成本控制等因素,造成施工、供货质量、进度等无法达到合同约定,影响项目的顺利实施,甚至造成合同纠纷.一旦发生上述情况,采购需求人认为是集中采购中心要求降低企业资质、调整评标办法等因素所致,责任在集中采购中心.而集中采购中心则认为招标和定标过程是按规定进行的,中标人合法,问题是因采购需求人管理不到位、中标人违约等因素造成,责任在采购需求人或应追究中标人违约责任,与集中采购中心无关.双方推诿责任,管理责任难以准确界定,最终造成项目实施困难,损害股东利益.
3结论
综上所述,集中采购存在较为明显的优势,但同时也存在一定的弊端,集中招标适用于企业集团或跨国公司中能够形成一定规模优势的大宗、批量且标准化程度较高的同类货物和服务.但难以满足部分采购项目在时间方面的个性化需求,不适合需求时间紧迫、价值低、数量小的采购项目.且存在协调工作量大、推诿责任等管理难题,因此,企业应根据采购需求,区别进行,分类实施,充分发挥集中采购的优势,尽量减小弊端带来的不利影响,确保采购和项目的顺利实施.
参考文献:
[1]赵国清浅谈集中采购需要注意的几个问题[J].经济理论研究,2010(5)
[2]卢鸣维,张军,陈怀义国企物资采购领域的管理[J].现代企业文化,2014(9)
[3]周益华大宗物资集中采购的风险管理措施探讨[J].中国市场,2016（19）
[作者简介]王薇(1981—),女,云南昆明人,云南铜业股份有限公司冶炼加工总厂法律部,招标师,本科.研究方向：招投标管理.
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