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档案管理现代化
文/内蒙古自治区鄂尔多斯市高新技术园区鄂尔多斯市保障性住房建设管理中心 娜仁
【摘 要】随着信息时代的来临,档案的管理工作也进入了现代化的转型阶段.科学技术的迅猛发展也带动着信息技术和信息工程的变革,档案管理是整个社会发展阶段的重要组成部分,也是反映整个社会的发展进程、代表时代特征的关键要素.因此,实现我国的档案管理的现代化,对开发利用信息资源,建设中国特色的软实力现代化水平具有重要意义.
【关键词】档案管理；信息时代；现代化
早日实现档案管理现代化是适应社会发展新形式的必然要求,同样也是社会信息进步、档案事业发展的必然趋势.全面推进档案管理的现代化进程主要依托于现代信息管理技术的发展,将传统的档案管理方式转变为网络信息综合管理的模式,做好新旧方式的交替更迭.结合科学的管理理论、合理的管理方案以及配套的组织机构是构建中国特色档案管理的重要方式.
一、档案管理现代化具有重要的意义
（一）提高社会“软实力”水平的需要.国家“软实力”的构建和完善主要展现在文化层次方面的进步和发展,档案作为记录整个社会、国家、企业、事业以及个体的发展历程,对文化承载和软实力的建设具有重要的价值.科学技术就是生产力,不但推动着档案管理水平的进步,同样也带动了整个社会经济发展的良性循环.因此,档案管理的现代化也在推动我国进入社会主义现代化过程中具有积极的促进作用.
（二）实现社会信息化发展的必然要求.档案是储存国家信息的重要资源,具有不可忽视的价值.传统的档案记录局限于纸质文字的记录和图形信息的存储等简单方式,随着信息内容的全面丰富,动画、影音以及录音等都是重要的信息资源,在完善信息化社会发展进程中不应被遗弃和忽视.因此,利用互联网技术,实现档案管理的现代化也是早日实现我国信息化社会进程的必经之路.
（三）加速信息检索、延伸档案事业发展的必然需求.合理配置档案信息资源,实现档案系统化、数据的细致化以及多领域贯通结合,使档案事业的发展能够延伸至更宽的领域范围都需要早日实现档案的现代化改革.通过现代化的档案管理技术,将信息的分类、整合、检索、应用和反馈等变得更加便捷,同时也充分发挥了档案建立的实践性价值,提高了档案内容的利用效率.这些因素的改进同时也促进了我国信息化管理的进程,是一项惠及大众的重要的任务.
二、早日实现现代化档案管理的措施
（一）增强档案管理人员和应用人员的现代化意识.档案管理人员是实现档案现代化的重要责任人和领头兵,一些经验丰富的档案员在传统方式下积累了许多宝贵的信息整合、分类以及保存的经验,他们的成绩不容忽视.但是,他们同样面临着档案设备陈旧、更新换代不及时,甚至有些购置的设备因为使用率低而长期闲置的困境.归根到底还是没有把现代化意识用于实践中,不具备将理论转化为实践的能力.因此,务必应该强化各级档案管理人员对新生事物的好奇心,增强他们对信息化管理的认识.
（二）制定规范化的档案现代化管理标准.随着档案现代化管理步伐的日益推进,科学、系统的现代化管理方法也层出不穷,面对处于变革初期的档案管理工作,从纷繁复杂的技术信息中筛选出具备专业化、合理化和规范化的标准是各项任务顺利开展的前提基础.目前我国档案管理中存在整理方式、存储内容的分类方法以及著录不统一,档案的管理系统也五花八门等多项问题,造成档案信息共享困难、数据移植性差、云储备项目混乱等情况.及时出台统一、客观的管理标准无疑是解决上述困难的一剂良药.标准是适用于当下的发展需求而为制定的准则,不是制约制度前进的绊脚石.因此,跟随时代潮流的发展方向制定适宜的标准也具有重要意义.
（三）加大对档案管理的投入和前期准备工作.高效、准确的数据输入是实现档案现代化管理的前提条件.在操作实践中大量的数据都是依靠人员手工输入系统中的,因此就要加大对档案工作的人才输入,保质保量地完成该项工作.定期对人员进行专业化的培训,与国际先进档案管理机构对接,并不定期派遣人员学习国外的先进技术,不断更新档案管理设施和软件管理系统.同时,在前期的准备工作中也要配备良好的云计算工程师分析系统数据,应用计算机的安全管理知识建立稳固的防火墙,预防的袭击以及的入侵,做好重要信息的及时备份.将信息的安全风险隐患降至最低,保障我国的档案信息在安全的环境中早日实现现代化管理水平.
三、结语
信息技术是支撑档案资源整合的重要力量,同时也应该在此基础上建立更多的资源管理共享平台.在持续推进档案现代化水平的同时,我们也应该尊重各地区档案工作发展不均衡的客观事实,根据少数民族的文化特点进行改进和配合,加强档案工作队伍高素质人才的培养,为完善我国档案管理工作、建立健全档案法律法规体系内容做出新的贡献.
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