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实现档案管理现代化的必备条件

文/平顶山天安煤业股份有限公司救护大队张妍

【摘要】在信息化条件下,实现档案管理现代化是做好新时期档案工作的基础,目前好多单位档案管理现代化还没有实现,本文通过做好几个方面的工作来介绍实现档案管理现代化的必备条件.

【关键词】档案管理；现代化；必备条件

档案管理现代化,是在档案工作人员拥有现代化的思想、观念、知识、技能的前提下,应用现代化科学技术,特别是电子计算机为核心的信息处理技术,实现档案管理方法和管理手段的现代化过程.档案管理现代化不是一个孤立的过程,它是一项复杂的系统工程,需要做扎扎实实的工作,更需要各种各样不可缺少的条件做保证,多管齐下,才能不断推进直至实现.

一、制定切实可行的档案管理现代化规划

规划是做好行动的先导,没有计划的行动是盲目的行动,档案管理现代化是一个不断发展完善、循序渐进的长期过程,对推行档案管理现代化进行合理的系统规划和统筹安排,不仅可以使档案工作者对实现现代化的长远目标和近期任务心中有数,而且可以减少因盲目性而造成的人力、财力、物力的浪费.档案部门应采取积极稳妥、循序渐进、继承融合、同步发展的总体发展思路,和本单位的整体规划及档案部门实际相协调,研究制定档案现代化发展规划,明确档案现代化发展的目标、重点、方针、步骤和措施,保证档案现代化的可持续发展.

二、配置合适的档案管理现代化设备

档案管理现代化是靠以电子计算机为核心的信息处理技术来实现的.电子计算机具有高效信息处理能力,能以极快的速度读入、存储和输出数据,能够进行逻辑推理和判断,大大提高档案存储、处理、控制信息的能力.档案管理现代化设备以高性能计算机为主,另外,还包括扫描、复印、打印、存储设备以及档案智能装具、安全保管设施设备等.

三、选购适用的档案管理现代化软件

实现计算机管理档案,硬件和软件都是不可缺少的重要方面,硬件是基础,软件是灵魂.我国从20世纪70年始计算机辅助档案管理的最初尝试以来,档案管理软件已经经过了40多年的发展,如今已日臻成熟,不仅功能齐全,而且操作方便,不少已通过了国家档案局进行的考评测定并推荐使用,主要有单机版（含条目版和全文版两种）、小型局域网版、大型网络版等版本,各单位可根据自身的行业特点及具体要求选购合适的档案管理软件.

四、培训合格的档案管理现代化人才

人是生产力中最活跃、最具创造力、最有价值的因素,档案管理现代化实现的中心条件是人.信息时代,各单位应加强档案管理人员的素质培训,培养适应新形势要求,掌握各种新技术的档案专业人才,培养用现代化思想武装头脑,既懂档案业务又懂计算机、外语、会计、人事、基建、本行业技术等多种技术知识的高素质复合型人才.

随着科技的飞速发展,档案的数量、记录方式、载体形式呈现多样化趋势,社会对档案的需求也发生了很大变化,传统的档案管理、服务手段已不能满足需要,档案工作方式方法正在发生革命性的变化.面对新的变革,档案人员应转变观念,实现思维方式的现代化,逐步接受现代化的技术方法,全方位地采用新技术,建立一套全新的档案工作模式,解决好档案管理由手工向现代化管理模式的转变,加速实现档案管理现代化进程.努力学习科学文化知识,拓宽自己的知识领域,掌握现代信息技术,熟练运用电子计算机以及现代通信设备来进行电子信息的制作、使用、维护和管理.

五、落实必需的档案管理现代化经费

干任何事情都需要花钱,档案管理现代化更是一项投资巨大的工程,无论是设备配置、软件选购,还是人员培训,都需要大量资金支持.因此,各单位应将档案管理现代化经费列入本单位的资金计划,保证资金稳步投入,逐步实现档案管理的现代化.

六、做好基本的档案管理现代化前期工作

实现档案管理现代化需要做好大量的前期基础工作,档案管理现代化的前提是标准化,在利用计算机管理档案之前,档案部门要对档案进行分析、加工、整理,转换成适合于计算机加工处理的统一规范的标准数据形式,即档案数据准备,这是一项工作量极大的工作,是困扰档案管理现代化的“瓶颈”,极大地制约和影响档案管理现代化的进程.无论是利用计算机管理机读档案目录,还是档案的全文管理,都离不开档案目录信息的整理、提取,所以,档案管理人员必须下大力气逐步完成档案目录信息的录入及档案内容的扫描挂接,为档案管理现代化奠定基础,提供保证.

七、做好电子档案信息的安全保管工作

经过前面所讲的所有工作程序后,档案管理现代化已全面开展并形成大量电子档案信息,保存保管好这些信息是开展档案检索的必要条件,因此,一定要及时做好相关信息的数据备份和保管工作,要对档案管理系统数据进行定期和不定期的备份工作,当档案管理系统数据发生变化时要及时备份相关信息,并做好备份数据的安全保管工作,采用稳定的存储介质如光盘、移动硬盘等进行数据存储,并进行异地备份工作,确保电子档案信息的安全保管.

总之,档案管理现代化是一个受诸多条件影响的过程,如果这些条件不具备或不成熟,全面实现档案管理现代化就有困难.因此,我们要上下一心,在向现代化进军的过程中,密切关注各个条件的发展,并积极创造条件,不失时机地推进档案管理现代化的进程,在如今计算机管理已经深入到各行各业的信息时代里,努力实现档案管理的现代化,提高档案管理和利用水平,最大限度地开发利用档案信息资源,为改革开放和现代化建设服务.

【参考文献】

[1]李敬媛.档案管理工作现代化问题浅析[J].黑龙江科技信息,2009(13).

[2]杨波.档案管理基础工作与档案管理现代化[J].黑龙江史志,2009(23).

[3]宋宝英.档案管理现代化的几点思考[J].世纪桥,2009(03).

[4]李宇红.档案管理现代化存在的问题及对策[J].甘肃科技,2008(09).

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