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档案管理现代化

【摘要】档案管理现代化是档案管理发展的必然趋势, 本文主要从档案管理现代化的含义、必要性、实现有效途径三方面进行简单分析.

【关键词】档案管理；现代化

一、档案管理现代化的含义

档案管理现代化是相对于传统手工管理而言的,是指通过现代管理科学的指导,充分运用现代管理方式和模式,积极采用更先进的管理技术和设施,充分调动员工档案管理的积极性、知识性、技能性和科学性,对传统档案管理模式和实践进行改革,逐步实现档案管理的科学化、现代化的动态发展,最终为实现社会现代化服务.

简单来说,主要涉及三方面：一是最大限度地保证档案的保存时间.二是通过现代科学技术手段,使档案信息资源为社会所用,尽可能发挥档案的作用.三是通过对档案从收到管到用的过程的现代化演变,形成丰富的电子档案馆藏.这三者是相辅相成的关系,缺一不可.

二、档案管理现代化的意义

档案工作现代化是档案工作进一步发展的强大推动力.新中国档案工作经过了多年来的发展历史,从整体上看已经建立了比较完善的档案事业体制,在一定程度上具备了满足社会需要的能力,并且正在逐步通过采用现代化的技术手段和科学管理方法提高服务能力.

第一,档案工作发展需要而出现的自身矛盾问题和具体管理问题将得到有效解决.社会不断发展必然延及档案管理工作,通过档案资料来了解国内外的发展动态也是社会主义现代化的一项重要内容.社会现代化建设的快速发展导致档案数量急剧增加,而亟待接收进馆的档案数量也很大,传统的档案保管手段已不能适应这种高强度的工作任务.而将现代科技手段运用到档案的收集、整理、保管等一系列过程中,档案的存储载体也由单一的纸质档案向多元化发展,大大缩短了工作时间,提高了工作效率.

第二,档案工作现代化更便于人们查阅、检索和使用,使得档案的利用率大幅提升.21世纪,计算机、互联网的应用是实现档案管理现代化的重要途径和手段,相关配套软件种类众多,相对传统档案管理而言,系统性更强、效率更高、保存时间长、资源共享范围更广、更加便于检索和利用.通过采用现代化的检索服务手段,逐步实现档案管理现代化,使其适应快速发展的社会.

第三,通过档管理信息化建设,将快速推进档案管理的现代化进程.利用信息技术手段的实施,从而实现合理配置和有效利用档案资源.通过档案管理创新,使档案馆成为保存和利用档案信息资源、社会信息资源的共享中心.

第四,档案管理现代化通过不断改革和创新以适应社会发展的过程.档案管理现代化与社会现代化是密不可分的.档案工作是社会工作中必不可少的组成部分,档案管理现代化是社会基础工作的一部分,是社会现代化的重要组成部分.为了满足社会发展需要,档案工作应该有社会物质发展、科学技术、管理水平相适应的能力.

三、实现档案管理工作现代化的有效途径

档案工作现代化是一个从管理思想、管理方法上的转变到运用现代化技术手段全面提升的进程,在此基础上还涉及提高档案管理人员的技术素质和档案工作的标准化问题,不是一蹴而就的,是需要大家共同努力稳步提升的结果.

（一）加强档案管理思想上的现代化.要想实现档案管理现代化,转变档案管理思想是关键,需要管理思想上的质的飞跃.据我国档案工作目前的情况来看,大部分单位机构还存在着落后的观念和管理上的缺陷,这就需要我们学习现代化的管理理论和思想,树立正确先进的观念,积极推进档案工作的现代化发展.

通过现代化管理思想的指导,制定科学可行的实施计划或方案,加大现代化技术手段的硬件设施,才能将档案工作现代化落在实处.档案管理者首先就要在思想上树立科学、现代化的管理理念,坚持从自身实际工作出发,积极探索档案管理现代化工作的新规律、新特点,努力创新档案管理工作的方法手段,制定相应的现代化档案管理方案,只有这样才能使档案管理现代化沿着正确方向发展

（二）注意管理方法的科学化、推行档案工作标准化.档案管理方法的现代化主要体现在使管理科学化、系统化,即根据本地区本部门实际情况,积极采用现代科学的管理理论与方法,建立新型管理体系,在管理方法中把行政手段与科技手段、社会需要等有机结合起来,形成纵向与横向共同发展的档案管理体制,以适应现代社会发展需要.在科学管理原理的指导下,以档案工作的客观规律为依据,从档案工作的实际发展需要出发,研究修订一系列的档案管理现代化的标准.只有在各种标准比较完善配套的情况下,才能使现代化的技术措施收到相应的社会经济效益.

（三）提升档案管理工作技术手段的现代化.通过加快档案的数字化进程,比如运用计算机及扫描仪等先进的科学技术设备将传统纸质档案转化为电子档案,实现档案管理的数字化建设,创建综合的、专业化的档案数据库.根据各档案管理机构的具体情况,有选择、有重点性地处理档案信息,逐步实现档案管理的信息化、数字化.

具体可以从几个方面入手：1.建立早期档案库的检索目录,这样调取早期数据时,可以使检索的速度和准确度大大提升.2.按照档案的种类分别进行归档,建立相应的档案数据库,使得查找各类信息十分快速方便.3.将重要的照片、字画、图纸等用扫描仪、数码相机的方式,将这些资料转化成多种格式的资料进行光盘刻录或者计算机进行储存,可以延长这种资料的保存时间.

此外,还应加强档案管理人员现代化能力的培养,通过对档案管理员的技术素养、业务知识和管理能力全方位的提高,进一步促进档案管理现代化进程.

【参考文献】

[1]王云庆.现代档案管理学[M].青岛出版社.2004(2)：55-69.

[2]张淑燕.浅谈档案管理现代化[J].理论研究.2016(4):143.

[ 3 ] 徐雁. 浅析档案管理现代化[ J ] . 开封教育学院学报.2009(9):105-106.

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