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Capstone和编制业务部门归档范围细化目录这两种方法在档案收集中的运用
一、“Capstone”方法
2 0 1 3 年8 月2 9 日, 美国国家档案与文件署（ N a t i o n a lArchives and Records Administration,NARA）发布2013年第2号令——《邮件文件管理新方法指南》,该指南介绍了一种全新的方式来管理联邦机构发送或接受的数以亿计的电子邮件信息,这种新方式称之为“顶石（Capstone）”,该指南还对机构选择应用Capstone管理邮件时必须考虑的事项给予了说明.Capstone将文件管理理念嵌入邮件归档过程中,提供从临时性的、短暂的集合中将具有永久保存价值的邮件分离出来的依据和方法,美国学者Jason R.Baron把这种筛选比喻为处理“小麦”和“糠”的关系.NARA采取多种方法来宣传和推广Capstone,包括现场培训和视频操作介绍等.据NARA发布的2013 年SAO 分析报告显示,提交报告的107 个机构中有42%的机构表示正在考虑使用或者已经开始使用Capstone.
二、“编制业务部门归档范围细化目录”方法
(一)“编制业务部门归档范围细化目录”是什么方法.编制业务部门归档范围细化目录的方法是由笔者所在的单位在2008年提出并于2009年开始实施的,主要是在国家规定的各类档案归档范围的基础上,以单位内部各个业务部门为对象,结合单位和部门工作实际,为各个业务部门编制切合实际、拿来即用的归档范围细化目录.该细化目录不仅是业务部门归档范围的指南,同时也是档案分类整理的指南,具有很强的实用性.
(二)“编制业务部门归档范围细化目录”方法产生的背景和过程.据笔者了解,目前我国现行的文件材料的归档范围,按档案类别划分包括文书档案归档范围、科技档案归档范围、人事档案归档范围、会计档案归档范围、重大活动档案归档范围等各种门类档案的归档范围；按单位性质分又包括机关文件材料归档范围、企业文件材料归档范围、高校档案归档范围等,而且各单位、各企业也都会根据国家相关规定和单位工作实际制定自己的归档范围、分类方案等,虽然纵横交错看来相当完备,但我们在实际工作中仍然会遇到实际操作方面的不少问题.例如随着时展某些新产生的有保存价值的档案资料未能纳入归档范围,某些业务部门负责收集整理档案的人员,因为变动过快等原因对档案工作不熟悉,不知道哪些文件属于归档范围,特别是电子文件的海量产生,对基层档案工作提出了更多新的挑战.那么,各单位根据国家的规定,对本单位的归档范围进行有针对性的调整和细化显得尤为必要.笔者所在的单位尝试了根据国家规定的归档范围,结合单位自身实际和其他相关要求,制定了直接针对单位内部每个业务部门的归档范围细化目录.该细化目录每年根据部门的实际工作情况进行修订.该做法一经实施便得到了各个业务部门的好评.通过细化目录,业务部门在平时文件材料一产生就知道该将其放入哪一个文件夹,细化目录规定的每一条就是业务部门的一个文件夹.这样即使业务部门人员更迭,即使新的人员没有任何档案整理基础,也能按照细化目录的要求将部门产生的文件分门别类存放.在方便业务部门平时收集整理的同时,这一做法也给档案部门带来了便利,因为业务部门从文件一产生就对其进行了分门别类,档案的接收和整理自然就提高了效率.这一做法目前在笔者所在的单位已经推行了8年并逐步趋于成熟.据笔者了解,其他一些单位也开始借鉴或推行这一做法.
三、“Capstone”和“编制业务部门归档范围细化目录”的异同
“Capstone”的核心理念和功能是以邮箱账户作为电子邮件最基础的管理单位.通过这一方法,可以减少对电子邮件的逐份操作以减轻用户负担.通过“Capstone”方法,将电子邮件的账号划定为永久（Capstone账号）和临时两种,并对两种账号分别采取不同的保管措施.同时,这一方法兼顾了机构现有的技术,而不强调要求引进特定技术.而确定Capstone账号的核心出发点就是机构产生或接收重要文件的业务过程、账号所有者在机构中的职位或职责、账号产生需长期保存文件的数量这三个主要因素.
“编制业务部门归档范围细化目录”,是将国家关于各类档案的归档范围结合本单位实际情况细化落实到每个业务部门的过程.我们对每个业务部门进行分析,从而确定每个业务部门的具体归档范围,而不再是以往的“各单位制定总的归档范围”的做法.以往的做法适合专档案人员都较为稳定且人员具有一定档案管理知识的单位或部门,而新形势下各单位人员变动较之以往都有不同程度的变化,尤其是企业、民办学校及其他社会团体.与“Capstone”通过对电子邮件每个终端作分析、确定每个账户的具体归档范围相比,编制直接针对业务部门且每年定期更新的归档范围细化目录的做法虽然没有具体到每个邮件账户每个人,但基本理念相近.这两种做法都能够从源头上更好的保证档案资源的齐全完整和具有永久保存价值档案的完整收集,实现档案资源应收尽收,应归尽归.
两者的不同之处主要在于直接针对对象和具体做法.“Capstone”直接针对每个邮件用户,“细化目录”则针对每个业务部门.“Capstone”直接对保管期限做出永久和临时的规定,“细化目录”则只是确定了其是否需要进馆保存.“Capstone”是站在档案部门的角度对各机构给出的规定,“细化目录”则是从机构内部业务部门的角度出发,为他们提供具有可操作性的方法,同时也方便了档案部门日后的接收和管理.
四、“Capstone”和“编制业务部门归档范围细化目录”各自的利弊
“编制业务部门归档范围细化目录”的方法实现了档案部门和业务部门的无缝连接,拉近了距离；实现了档案管理的前端控制；保证了档案资源的齐全完整；便利了业务部门的档案收集和随办随归；对海量电子文件地起到了随时监管和归档的作用；对数字档案馆建设工作起到了推动作用.
但是,正因为其贴合实际细致入微的特性,针对性非常强,很可能一点小变化也会导致其在业务部门的适用性受到挑战,这时就需要档案部门和业务部门一道对归档范围细化目录进行实时的调整和更新,将调整和更新作为常态机制,每年、每季度、甚至每个月,只要产生了变化,双方就需要对归档范围细化目录协商调整,对档案部门和业务部门的联系以及沟通协作能力要求非常高.
“Capstone”的方法对于海量的电子邮件管理非常适用,以邮件用户为单位,从而避免了对电子邮件的一一操作,提高了工作效率.但是,这一方法如果完全照搬国内则不太适用,毕竟国内对电子邮件的使用和管理和美国完全不同.不过笔者认为“Capstone”这一方法的理念非常值得借鉴.
五、“Capstone”和“编制业务部门归档范围细化目录”两种方法在档案收集中的结合探讨
“编制业务部门归档范围细化目录”与“Capstone”有异曲同工之妙,尤其是在海量电子文件产生的背景下更具可操作性.“Capstone”是以邮件账户为对象,用Capstone的方法确定每个账户的归档范围,筛选出每个账户中有保存价值的电子邮件进行批量操作,确定永久保存和临时保存的文件.“编制业务部门归档范围细化目录”则是以业务部门为对象,根据部门产生文件的重要程度,以细化目录为标准,对部门产生文件进行筛选,从而将其中有价值的文件材料进行归档保存.海量电子文件夜以继日地产生,逼得我们没有办法对文件进行逐份一一操作,只能将在规定范围内的档案资料进行批量操作,这样一来,国家宏观的大范围的以类别规定的归档范围并不能适应新形势的要求,业务部门归档范围细化目录是解决这一矛盾的最佳选择.
笔者认为,在国内,我们可以利用“Capstone”这一方法的基本理念,以单位内部的业务部门为单位,确定直接针对业务部门的归档范围细化目录,批量管理海量的电子和纸质文件.
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