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如何做好办公室文书档案的收集和归档工作
【摘 要】在现代社会的发展过程中,办公室文书档案管理工作变得越来越重要.因此,要做好办公室文书档案的收集和归档工作,使其为办公室其他各项工作的顺利开展奠定良好的基础.文中分析了做好办公室文书档案收集和归档工作的重要性,并对进一步做好办公室文书档案收集和归档工作的措施进行了具体的阐述.
【关键词】办公室文书档案；收集；归档；重要性；措施
一、做好办公室文书档案收集和归档工作的重要性
（一）有利于办公室其他各项工作的顺利开展.办公室文书档案是对办公室工作的重要记录,因此办公室中收集和归档文书档案是非常重要的一项工作,也是办公室的重要职能.通过做好办公室文书档案收集和归档处理,能够使办公室各项工作有序开展,对提高办公室各项工作的效率具有非常重要的作用.
（二）记录各单位发展历程.通过对办公室文书档案资料进行收集、记录和归档,更好地记录单位的发展历程,科学和规范地对单位运营中产生的书面材料进行整合,能够为单位相关人员对资料的查阅和使用提供更多的便利条件.
（三）便于管理者进行决策.办公室文书档案记录了单位的发展情况,能够为单位各项决策提供重要的参考,而且通过办公室文书档案能够更好地了解和掌握单位实际运营情况,并与单位的发展方向有效结合,从而为单位发展计划的制定及各项重要事件决策提供重要的依据.
二、做好办公室文书档案收集和归档工作的措施
（一）加强文书档案收集和归档的宣传工作.通过对文书档案收集和归档工作进行宣传,可以为后续工作的开展奠定良好的基础.在文书档案管理工作中,可以采用多种方式来强化档案收集和归档工作的宣传,努力提高档案管理人员的档案管理意识和工作积极性.同时单位管理层也要充分利用多媒体宣传手段,加大对文书档案重要性的宣传力度,进一步对文书档案管理方法进行规范,强化文书档案核查力度,进一步提高文书档案管理的质量.而且通过做好宣传工作,可以使员工对文书档案的重要作用有一个深入的了解,从而在日常工作中能够更好地协助档案管理人员做好档案的收集和归档工作,提高文书档案的真实性和完整性,确保办公室文书档案收集和归档水平的全面提升.
（二）完善文书档案的收集和归档工作管理制度.为了更好地做好办公室文书档案的收集和归档工作,需要对文书档案收集时间、保管期限、归档范围和注意事项等进行细化和明确,针对单位实际情况进一步对文书档案的归档范围进行明确,制定合理的职责分工制度,实现办公室文书档案的统一集中保管.同时各单位还要根据自身发展的实际需要来对文书档案管理制度和管理方法进行更新和改进,从而更好地满足文书档案收集和归档的需求.
（三）加强临时性档案文件材料的收集.在部分人员调动或是离职过程中,会有少量文件遗留在这些人手中,导致文件资料无法及时归档,甚至出现丢失的情况.因此文书档案管理人员要定期对上一年度的文书档案进行收集和整理,特别要重视日常工作中临时性档案资料的收集工作.在人员调动或是离职时及时做好文件材料的移交和接收工作,并将收集完整的档案文件打印移交清单和移交目录,移交人与接收人签字,确保文件材料及时归档,为档案文件的后续利用奠定良好的基础.
（四）全面提高文书档案管理人员的素质.做好办公室文书档案的收集和归档工作,需要构建完善的管理体制,同时还要努力提高文书档案管理人员的整体素质.通过定期培训和继续教育,努力提高档案管理人员的专业知识水平和管理能力,全面提升文书档案管理人员的自身素质,增强档案管理人员的责任意识和使命感,使档案管理人员能够全心全意地做好办公室文书档案管理工作,努力提高文书档案管理水平,为文书档案工作的顺利开展起到积极的促进作用.
三、结束语
在办公室文书档案收集和归档工作中,由于受到传统文书档案管理工作的制约,当前办公室文书档案收集和归档工作中还存在许多不足之处,如管理人员自身素质不高、档案管理意识和材料收集意识不强,这些问题的存在都给办公室文书档案收集和归档工作带来了较大的影响,造成办公室文书档案工作质量下降,影响了办公室文书档案的利用效率.因此单位管理人员要提高对办公室文书档案管理工作的重视度,强化文书档案管理人员的培训工作,使其在工作中端正态度,充分的利用先进的技术和手段来提高办公室文书档案收集和归档的质量,为文书档案的利用打下坚实的基础.
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