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对总部片区办公室文秘队伍建设的调查和
本文主要以总部片区5个单位办公室文秘队伍（主要指从事文字工作的秘书）为对象,通过普遍调查和典型调查的方式,了解公司总部片区办公室系统文秘队伍的基本情况,对现状进行分析,有针对性地对加强总部办公室系统文秘队伍建设提出建议,探讨如何使文秘人员进一步适应公司改革发展的需要,希望对加强公司办公室系统的文秘队伍建设提供一定的参考.
一、基本情况
（一）调研对象基本情况.本次调研的对象为总部片区建设公司办公室、三个事业部和中核设计办公室文秘人员,主要为从事公文业务、文稿写作相关人员.据统计,公司总部片区办公室系统共有41人,其中文秘人员有16人,仅有1名男性.1.年龄结构.最大48岁,最小26岁.30岁以下的8人,占50%；30—40岁的6人,占37.5%；40岁以上的2人,占12.5%.2.学历构成.硕士1人,占6.25%；本科6人,占37.5%；专科8人,占50%；中专1人,占6.25%.其中第一学历为本科以上的6人,占37.5%；专科4人,占25%；高中、中专、技校的6人,占37.5%.3.专业构成.文史类对口或相近专业人员4人,占25%；理工或其他相距较大专业12人,占75%.4.政治面貌.党员10人,占62.5%；群众或团员6人,占37.5%.5.岗位职责.6人从事与文稿撰写相关的工作,即文字秘书,占37.5%；10人从事公文收发或其他相关工作,占62.5%.同时,每个人都或多或少承担信息、督办、印章、文档、保密、信访、会议等其他事务性工作.总部各事业部、中核设计办公室文秘人员同时还要兼顾党纪团工等工作.
（二）调研情况.本次调查问卷发放和访谈范围包括文秘人员、办公室主任、办公室主管领导和其他部门随机人员共计30人.他们对于公司总部片区办公室系统文秘队伍的意见和建议如下：1.31%的人认为文秘人员最合适的年龄为25—35岁,38%的人认为30—45岁,31%的人认为可以不限年龄.2.100%的人认为文秘人员需要实践经验及相应的培养.其中18%的人认为需要3个月至半年的实践经验,47%认为需要1年,35%认为需要2—3年；12%的人认为需要培养半年,59%的人认为需要培养1年,29%的人认为需要培训2年.3.71%的人认为文秘人员需要秘书、档案或计算机等相应的资格证书,29%的人认为能力比证书重要.4.100%的人认为公司特别是总部办公室文秘人员岗位任职需要有相应的资格或门槛.主要从专业、资质证书、工作经验和岗位层级考虑,同时也要关注政治素质、工作能力和工作态度.5.100%的人认为文秘人员的文字功底非常重要.同时还应在办公室办事、办会等业务能力方面,在对公司的战略及政策等各类信息的了解方面,在各种办公软硬件方面,以及为人处事的能力方面等均应达到一定的水平.
二、现状分析
通过调查的结果分析,公司总部办公室系统文秘队伍的特点和问题表现如下：
（一）年龄结构基本合理,但男女比例失调.总部办公室系统文秘人员的年龄主要在26—40岁之间,年龄结构基本合理.首先,这一年龄阶段的人员正处于精力、体力的上升和峰值阶段,对于办公室繁杂工作更能胜任.其次,这一阶段的人员基本已有一定的实践经验,能够胜任一般性的文书、秘书类工作,特别是各办公室的“笔杆子”基本在30—40岁之间,能力阅历和对公司情况的了解都有了一定的积累,基本能够满足各项工作的需要.
主要问题：一是公司总部片区办公室系统中只有1名男性文秘人员,男女比例严重失调.一般来说女性具有细致、稳妥、抗压能力强等特点,比较适合文秘工作.但是,公司总部片区办公室文秘人员的年龄段不仅是工作的黄金时期,也是生养子女的黄金时期,精力上容易受到影响.二是这一年龄段会更多考虑下一步的发展,但受访文秘人员普遍反映上升通道狭窄,与同时期参加工作的其他领域人员比较存在差距.
（二）知识结构欠佳,文秘业务能力有待加强.文秘人员中大部分为大专毕业,且专业五花八门,与文秘工作相距甚远.同时,基本没有接受过系统的理论教育,其知识结构和能力素质往往表现出种种不适应,不是文笔能力不行,就是对公司的战略、政策、机构沿袭、其他部门的情况不甚了解,在运用现公技术处理信息方面的能力也存在不足.仅依靠短短几天的师带徒方式,更多地只是从事一些技术性不强、靠熟悉和重复就能上手的工作.
主要问题：一是很多受访人员一方面认为文秘人员的文字能力很重要,另一方面又认为文秘就是做个收发文、给领导整理材料、处理杂事而已,文秘人员的工作得不到肯定和重视.二是各单位的“笔杆子”往往只有一个,缺少后备人选,且存在“能者多劳”的情况.三是受访人员普遍认为,文秘人员既要做专家,又要做杂家,即文秘业务能力要专,其他知识储备要杂,这样才能真真做到“外脑”的“辅政”作用.这样看来,文秘人员一方面被看低,一方面又被“寄予厚望”.但要达到又专、又杂,个人的资质、能力、时间的历练、系统的培养一个都不能少.
（三）工作经验欠缺,压力较大.一方面,大部分文秘人员从事文秘工作时,不是白纸一张,就是半路出家,缺少文秘方面系统的培养,往往是“赶鸭子上架”,业务能力欠缺.但是由于办公室工作时效性较强,且与领导直接接触,各种行为都容易被放大,因此工作压力较大.另一方面,一些文秘人员整天忙于应付事务工作,“办文办会、跑腿打杂”,成天低头赶路,很少有时间和精力去学习和思考如何进一步提高业务能力.
主要问题：一是总部办公室人员流动较快,一些经过培训成长起来的文秘人员在近五年中不断调离,文秘队伍经受了几乎是脱胎换骨式的更新交替.新替补上来的人员往往业务不熟悉,基本没有接受过系统的培训教育,其知识结构和能力水平与工作不适应,尤其是文字综合能力一般甚至较差.二是长期在总部工作的人员缺少对基层的了解；而基层调往总部的人员虽然对基层了解,但过于狭窄,对公司整体情况往往不熟悉、不了解,缺乏全局意识.三是有些文秘人员曾经从事宣传或工会、团委工作,其性格和办事风格与文秘工作尚不能很好适应.四是公司总部办公室文秘人员在写作能力上并不突出,对于纪要、讲话稿、报告等综合要求较高的材料,在知识积累和写作能力上存在一定差距.
（四）成就感不强,文秘工作动力不足.已经从事文秘工作的人员,分为三种情况,第一种是处于关键岗位、工作能力较强,已结婚生子的；第二种是未婚、能力较强,且在公司没有较大牵绊的；第三种是从事的岗位专业要求不高,主要为公文收发等重复性或规范性较强的工作.本科以上的文秘人员往往觉得与同期参加工作的同事（工程、经营发展等方向）相比,长期止步不前,存在失落感.在评价工作绩效时,文秘人员往往会被忽视、低看,尤其是文字工作的隐性成绩很难得到认可,其他人员对于文秘工作的整体印象也往往停留在低层级事务性岗位的印象上.
主要问题：已从事文秘工作的人员,第一种和第三种因为家庭和个人能力等原因相对稳定,但第一种人员因自身价值得不到更多的认同感,对于自我规划基本都是向其他专业方向发展；第二种人员则存在较大的不稳定性,一旦有机会或更好的选择,就会立刻寻找机会离开.未从事文秘工作的人员对于进入这一专业明显存在疑虑,从更利于自身发展的角度考虑,一般不将文秘岗位作为最佳选择.当一些优秀的文字秘书调离后,新的人员往往一时难以补充到位,或出现随意调配人员的情况.
三、对策和思路
从本次调研获得的意见显示,大家（包括文秘人员自身）对于文秘人员的要求相对较高.主要归纳如下：政治素质高,能够严守工作秘密；工作经验丰富,专业能力突出（包括PPT制作等现公软件使用能力等实用能力,办事能力,记忆能力等等）；沟通协调能力强,能够起到公司上下、内外的桥梁和润滑作用；学习能力较强,能够成为杂家；知识丰富,写作能力强,能起到以文辅政的作用；细致耐心,高效执行,反应迅速；耐得住寂寞、扛得住压力.结合调研结果和问题分析,以及受调研人员提出的建议,笔者对公司总部片区办公室系统文秘队伍建设提出思路如下：
（一）建立文秘人员尤其是公司总部文秘人员准入机制.一是针对主管以上人员,在专业和工作经验上要有相应的要求,比如专业对口,应有2年的相关工作经验,文笔水平较高,在原单位应已承担重要文稿写作工作1年以上；如专业不对口,则应取得相应培训证书,有3年的相关工作经验,文笔水平较高,在原单位应已承担重要文稿写作工作2年以上等.同时,应为党员,有原工作单位直接上级对其的推荐信、近两个季度绩效排名和个人起草的重要文稿案例.对于一般事务性人员则可以适当放宽要求,但仍应具有相关工作经验.
（二）建立试用和淘汰机制.对于调往总部片区尤其是公司办公室的文秘人员,应采取3个月的试用期机制,如不能适应总部工作节奏和要求的,不再留用.同时,对于已在总部办公室工作的文秘人员,如连续两个季度绩效考核倒数,且直接上级认为不能胜任工作的,建议采取降低岗级措施,如后续两个季度仍然考核倒数,没有实质改进的,建议调离岗位.通过严把入口、疏通出口,确保文秘队伍的健康发展.
（三）开展上挂锻炼和岗位交流.定期选调基层单位文秘人员或其他写作能力较强的人员到公司总部片区办公室跟班学习锻炼至少半年,在此过程中发现优秀文秘人才,并以此建立文秘后备人员信息库,为选拔文秘后备人才提供保障.同时,对于总部文秘队伍中较优秀的人才,可采取岗位交流的方式,到总部其他部门、公司基层单位进行1—3个月的短期学习锻炼,以使他们进一步了解公司各方面的情况,拓展内部视野.
（四）科学开发文秘人才.鉴于现实生活中由于性格、能力使然,不可能让每个文秘人员成为全才.因此,在选用过程中,要不拘一格,不求全责备.一方面把一些基础好、素质高的人才选进文秘队伍,另一方面要分析他们的性格和优势所在,将他们向自己更能胜任的方向和岗位培养.通过科学的开发,形成性别比例协调、专业结构合理、富有生机活力的文秘队伍.
（五）加大培训力度.一是采取“请进来、走出去”的办法,不定期组织文秘人员参加社会培训取证,到其他单位交流学习,拓宽视野,拓展知识面.同时,结合工作实际,邀请外部专家、教师举办专题讲座、培训课程,内部开展经验交流,不断提高文秘人员的业务素质.二是拓宽学习领域.不但要学习秘书专业知识,还要学习政治理论、政策法规、综合协调、经济、管理、安装专业和核能行业、现公工具等有关知识,努力使文秘人员成为“多面手”.三是为文秘人员提供更多参与公司重要政策实施、重要改革落实的机会,让其尽可能多地旁听各类重要会议,了解公司的各种真实信息和领导的所思所想,形成更广阔的思想格局.
（六）营造良好工作环境.一是坚持正确的用人导向.使优秀文秘人员在工作中获得更多的尊重和满足感,为其提供更广阔的发展空间,充分调动他们的积极性和创造性.二是在工作上创造条件.有意识地经常给文秘人员出课题、定计划、交任务、压担子.让他们在其位、履其职、尽其责,发挥更大的效用,而不是成天被繁杂的事务性工作捆住手脚.三是加强文秘队伍的作风建设.要引导文秘人员正确认识自己的工作和价值,能以大局为重、工作为重,勇于承担责任；引导他们耐得住寂寞与清苦,甘于在平凡的岗位上创造一流业绩.
四、结束语
通过本次调研,总体感受大部分受访的文秘人员工作态度还是比较乐观向上的,只要还在这个岗位上,都有意愿把每一份工作做好,即使是一份普通文件的校对成果,一份普通讲话稿的写就,对他们来说也是一份“小确幸”.同时,他们也有着自己对于工作与生活不同的诉求.如何帮助他们进一步成长,如何进一步充实和提升公司总部文秘队伍的整体素质,因涉及到工作机制、激励机制、人才机制等多个方面,不可能一蹴而就,谨希望通过这篇文章能够提供一定的参考.
队伍建设论文范文结:
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